Открыта регистрация на традиционный Всероссийский форум добровольцев, посвященный формированию профессионального сообщества волонтеров в нашей стране, который в этом году пройдет 24-27 октября 2016 года в Санкт-Петербурге.

forumdobr

К участию приглашаются активисты добровольческого движения, кураторы направления «Вовлечение молодежи в добровольческую деятельность» государственной молодежной политики в субъектах России, руководители региональных отделений ВОД «Волонтеры Победы» и ВОД «Волонтеры-медики», руководители волонтерских центров и социально ориентированных некоммерческих организаций, лидеры студенческих добровольческих объединений, финалисты Всероссийского конкурса «Доброволец России», представители серебряного добровольчества, а также юные волонтеры.

В рамках Форума состоится главное событие в сфере добровольчества – вручение Ежегодной премии «Доброволец России-2016» по итогу одноименного конкурса. Важно, что церемонию награждения премией в 2015 году открывал Президент России Владимир Путин.

Подать заявку можно до 18 сентября на сайте АИС «Молодежь России». Если волонтерская деятельность для вас – не просто слова, то регистрируйтесь на форум.

Организаторами мероприятия выступают Федеральное агентство по делам молодежи и Роспатриотцентр.

Подробности и актуальная информация в группе Форума Вконтакте.

Часто наши добровольцы, выполняя свою работу, несут какие-то затраты: на оплату проезда (например, при поездке в пригородный пансионат), покупку расходных материалов (хозяйственный инвентарь для уборки). А еще, раз уж они работают для нас бесплатно целый день, неплохо было бы их покормить, а если доброволец приехал помочь в другой город – и поселить за счет организации в гостинице. Как же всё правильно оформить, да еще и не платить при этом 13% НДФЛ с этих сумм (чего нередко требует налоговая инспекция)?

Для проведения любой финансовой операции организации – юридическому лицу необходим документ, на основании которого бухгалтерия сможет произвести расходы, выдать наличные средства или перечислить их на лицевой счет. И тут необходимо вернуться к Договору с добровольцем, а здесь необходимо выделить только одно:

Для возможности возмещения затрат между организацией и добровольцем обязательно должен быть заключен Договор безвозмездного оказания услуг, в который включен пункт о возмещении затрат, связанных с выполнением работ!

Желательно при этом указать конкретные виды затрат, которые могут быть компенсированы. Например, этот пункт может звучать так:

п.N.N. Заказчик обязуется возместить Добровольцу следующие затраты, связанные с выполнением деятельности, указанной в п.N по предварительному согласованию на основании предоставленных платежных документов: оплата проезда до места выполнения работ, приобретение расходных материалов, изготовление фотографий, другие расходы по согласованию с Заказчиком.

Также в список возмещаемых затрат может быть включена оплата гостиницы или иные необходимые расходы.

Если планируется, что Доброволец будет использовать свой автомобиль для поездок и Организация хочет возместить ему затраты на бензин – необходимо указать это в тексте договора:

Заказчик обязуется возместить Добровольцу затраты на приобретение ГСМ при использовании личного автомобиля (желательно указать марку и государственный номер) для выполнения работ, указанных в п.N

В этом случае необходимо будет приложить к договору копию Технического паспорта транспортного средства, подтвердив таким образом наличие указанного автомобиля у Добровольца.

Как ни странно, но один из самых сложных для возмещения видов затрат – это расходы на питание добровольца. Дело в том, что Договор оказания услуг (он же Гражданско-правовой договор), которым является Договор с добровольцем, не предусматривает каких-либо «суточных». Если мы включим пункт о возмещении затрат на питание в текст, то оплатить их можно, но ИФНС потребует также выплатить и 13% НДФЛ на данную сумму, так как считает эти средства Доходом добровольца. Если организация готова это сделать – отлично! Но если бюджет не позволяет этого сделать, да еще бухгалтер отказывается брать на себя дополнительную работу (ведь ему придется начислить на каждого добровольца налог и подать данные в ИФНС)? Проще всего включать затраты на питание добровольцев в затраты Организации на проведение мероприятий. Например, проводится добровольческая акция, в рамках которой организация предоставляет всем участникам чай и пирожки, оплачивая всю сумму разом (заключив договор с какой-то организацией или приобретая пирожки за наличный расчет в магазине). В этом случае невозможно определить, сколько средств было потрачено на каждого отдельного добровольца (один съел два пирожка, второй три, а третий не ел пирожки, но пил чай), а значит и рассчитать необходимый для уплаты налог невозможно. Какой вариант выбрать – каждая Организация решает сама, в зависимости от своих возможностей.

Акт выполненных работ Добровольца

Следующим документом, без которого невозможно произвести компенсацию затрат Добровольцу, является Акт выполненных работ. Почему без него нельзя обойтись? Дело в том, что Гражданский кодекс четко указывает, что подтверждением выполнения работ по договору оказания услуг является именно этот документ, подписанный обеими сторонам. И неважно, что исполнитель не получает за это оплаты. Организация может использовать для этого стандартную (унифицированную) форму, исключив из неё пункт о стоимости работ, либо составить акт в свободной форме. В ряде случаев (например, для учета собственного вклада в социальный проект, выраженного в добровольном труде), можно указать эквивалент стоимости выполненных работ сразу в Акте.

Данным актом мы подтверждаем, что Доброволец действительно выполнил указанные в договоре работы (а не просто так провел время дома, ничего не делая).

После этого Доброволец должен передать Организации первичные платежные документы, подтверждающие произведенные затраты: кассовые и товарные чеки, иные документы в соответствии с правилами бухгалтерского учета и учетной политикой организации.

Акт признания затрат Добровольца

Но для выплаты средств необходимо составить еще один документ, в котором стороны признают произведенные расходы соответствующими тем работам, которые указаны в Договоре. А вдруг Ваш Доброволец вместо билетов в пансионат ветеранов передал в вашу бухгалтерию билеты того пригородного автобуса, на котором он ездит на дачу? Может быть, Вам и не жалко выплатить лишние средства, но в этом случае затраты не соответствуют договору и мы опять возвращаемся к вопросам о начислении и уплате НДФЛ (в этом случае полученная сумма будет являться доходом добровольца).

Никаких унифицированных форм для этого случая не существует. В СРОО ИЭКА «Поволжье» с недавних пор составляется документ под названием Акт признания затрат

Акт вместе с чеками, билетами и иными платежными документами передается в Бухгалтерию, где его оформляют в соответствии с правилами бух.учета и выдают через кассу организации Добровольцу деньги (либо, по желанию и согласованию с организацией, перечисляют на лицевой счет, карту и т.п.).

Итого, на одного добровольца получается 3 документа: Договор с Добровольцем (Договор безвозмездного оказания услуг), Акт выполненных работ по данному договору, Акт признания произведенных затрат. Следует также напомнить Добровольцу о том, какие именно документы принимаются к оплате за счет средств организации (чтобы не получилось так, что кто-то не получит возмещение потому что забыл взять кассовый чек и т.п.).

Кто-то может посчитать, что это слишком большая работа для бухгалтера и делопроизводителя организации, а может быть и сам доброволец откажется от возмещения затрат… Но знать, как можно оформить и возместить эти затраты должна каждая социально ориентированная некоммерческая организация, ведь часто добровольцы – наш самый активный и эффективный, а иногда и единственный «ресурс».

Никого уже не удивляет документ «Договор с добровольцем», множество некоммерческих организаций оформляют их в большом количестве. Тем не менее, вопросы о его необходимости и целесообразности возникают часто, особенно у «юных» НКО или организаций, недавно получивших статус юридических лиц.

В соответствии со статьей 7.1. Федерального закона №135-ФЗ «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях», условия осуществления добровольцем благотворительной деятельности от своего имени, или условия его участия в благотворительной деятельности юридического лица могут быть закреплены в гражданско-правовом договоре (в первом случае — с благополучателем, во втором — с юридическим лицом, осуществляющим благотворительную деятельность).

Обратите внимание — именно «могут быть закреплены»! То есть никто не вправе заставить добровольца заключать такой договор, если он по каким-либо причинам не хочет этого делать. И если Вам, как добровольцу, навязывают в обязательном порядке заключение договора, в котором Вас что-то не устраивает — Вы имеете полное право отказаться, но выполнять при этом свою добровольческую (благотворительную) деятельность.

Так зачем же нужен Договор, если он не обязателен?

Все дело в том, что данные договоры могут предусматривать возмещение связанных с их исполнением расходов добровольцев на наем жилого помещения, проезд до места назначения и обратно, питание, оплату средств индивидуальной защиты, уплату страховых взносов на добровольное медицинское страхование добровольцев при осуществлении ими добровольческой деятельности.

То есть на основании Договора, благополучатель или юридическое лицо, осуществляющее благотворительную деятельность (в нашем случае — некоммерческая организация), может оплатить добровольцу проезд, обеспечить его спец.одеждой, инвентарем, расходными материалами, питанием, проживанием и даже страховкой жизни и здоровья в случае необходимости.

Например, ваши добровольцы проводят новогодний праздник в детском доме. Для этого им как минимум надо сделать или взять в аренду костюмы Деда Мороза и Снегурочки, приехать в офис вашей НКО, чтобы забрать собранные для детей подарки, отвезти их и доехать самим до детского дома и обратно, найти где-то фото-технику для новогодней фотосъемки, напечатать и раздать детям праздничные фотографии. В этой ситуации ваша НКО может нанять транспорт, который отвезет добровольцев вместе с подарками до нужного адреса и увезет обратно (или хотя бы возместить стоимость проезда на общественном транспорте), возьмет в аренду костюмы, возместит стоимость напечатанных фотографий и т.п.

Или, может быть, ваши добровольцы помогают пожилым гражданам, проживающим в частном секторе, провести весеннюю уборку придомового участка. Им не нужна оплата проезда (они живут рядом), но может понадобиться инвентарь (лопаты, грабли, тачки) и расходные материалы (перчатки, мешки для мусора).

А если говорить о деятельности добровольных бригад спасателей и пожарных дружин? Тут уже, кроме значительных средств на обеспечение (аптечки, спец.одежда, специальное снаряжение) не обойтись без страхования жизни и здоровья, а также предварительного обучения и инструктажа.

Все это можно приобрести, провести и оформить для ваших добровольцев только на основании договоров с ними!

Что же это за документ — договор с добровольцем?

135-ФЗ указывает, что это гражданско-правовой договор — то есть обычный договор о выполнении работ или оказании услуг, регулируемый Гражданским кодексом РФ, за одним исключением — выполнение работ не оплачивается. В связи с этим, как правило, такой договор называется «Договором о безвозмездном выполнении работ / оказании услуг» (однако следует учесть, что такого понятия в ГК РФ не существует и при составлении документа будет необходима ссылка на 135-ФЗ).

По договору с добровольцем (договору безвозмездного оказания услуг) исполнитель обязуется по заданию заказчика безвозмездно оказать услуги (выполнить работы или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется организовать указанную деятельность, обеспечить исполнителя необходимыми техническими средствами и расходными материалами, либо возместить затраты добровольца по её осуществлению.

Как и любой гражданско-правовой договор, договор с добровольцем в соответствии с ГК РФ имеет определенные условия:

  • является срочным, есть заключается на определенный период времени;
  • содержит описание конкретного объема и условий выполнения работ исполнителем;
  • основанием для возмещения затрат и подтверждением оказанных услуг является «Акт выполненных работ», подписанный обеими сторонами;
  • заказчик вправе отказаться от исполнения договора при условии оплаты исполнителю фактически понесенных им расходов;
  • исполнитель вправе отказаться от исполнения обязательств по договору лишь при условии полного возмещения заказчику убытков.

Обратите внимание два последних пункта — обычно их не включают в договоры с добровольцами, но это прямые нормы ГК РФ, которые действуют независимо от их наличия в документе.

Что они означают? Что если доброволец уже начал выполненять указанную в договоре деятельность, но по каким-то причинам организация или сам благополучатель решили расторгнуть договор, то уже понесенные добровольцем затраты они должны будут возместить. Например, доброволец по договору с вашей НКО приехал делать уборку в квартире пожилого человека, но его туда не впустили — организация все равно должна возместить ему затраты на проезд.

Учтите, что возможна и обратная ситуация — ваша НКО оплатила исполнителю проезд (например, купила проездной билет), а он передумал и не хочет ехать. Хорошо, если билет не именной или еще есть время его сдать или переоформить, а если нет? Или, что бывает даже чаще — организация оплатила обучение добровольца, а он после этого ни разу не пришел выполнить работы, для которых его обучали. В этой ситуации НКО вправе потребовать возврата уже затраченных средств (т.е. понесенных убытков).

Какие дополнительные пункты стоит включить в договор с добровольцем?

Все зависит от вида и характера выполняемых работ (предоставляемых услуг), но в любом случае стоит включить:

  • обязанность добровольца предоставить подтверждение выполнения работ (это может быть подпись благополучателя или координатора добровольцев в журнале регистрации, фотографии выполненных работ и т.п.);
  • обязанность заказчика возместить затраты добровольца или предоставить ему необходимые технические средства и расходные материалы (и указать условия этого, например — возмещение затрат на проезд производится только после предоставления билетов, либо заказчик сам заранее приобретает билеты);
  • дополнительные требования к качеству выполнения работы добровольцем, если это необходимо (эти требования можно не включать в сам договор, но подробно перечислить в прилагаемом к нему техническом задании);
  • обязанности заказчика предоставить отзыв о работе добровольца или справку о выполнении им работ (данные документы могут быть использованы как подтверждение опыта работы при трудоустройстве).

Договор по согласию сторон может быть дополнен множеством других условий, связанных с особенностями данного вида благотворительной деятельности: обязательство НКО по страховании жизни и здоровья исполнителя, обязательство исполнителя о неразглашении конфиденциальной информации или личных данных благополучателей, обязательства соблюдать санитарные требования или регламент предоставления услуги и т.п.

А нужно ли заключать с добровольцем договор?

Может быть, кому-то покажется, что необходимость заключения договора, тем более содержащего серьезные требования, отпугнет добровольцев. Но давайте посмотрим на ситуацию объективно: если человек действительно готов выполнять какую-то работу безвозмездно, то он готов и принимать на себя обязательства, с этим связанные (причем как по качеству выполняемой работы, так и по своему поведению в процессе и даже после её выполнения). И в то же время, ни для кого не секрет, что встречаются и «недобросовестные добровольцы», которые активно участвуют во всех мероприятиях и проектах ровно до тех пор, пока от них не требуется реальной деятельности. Также как и готовому трудиться на благо общества человеку может встретиться «недобросовестный благополучатель» или «недобросовестная НКО», которые откажутся от возмещения затрат или поступят как-то некорректно по отношению к добровольцу.

Конечно, при заключении договора надо будет объяснить потенциальному добровольцу все пункты и не забыть указать, что они защищают и его права тоже.

Это потребует от сотрудников и координаторов добровольческой деятельности вашей НКО определенных усилий и затрат времени, но обеспечит соблюдение интересов всех трех сторон: добровольца, вашей организации и благополучателя.

Образец договора с добровольцем

Образец Акта к Договору с добровольцем

Добровольный труд и сами добровольцы – один из основных ресурсов социально ориентированных некоммерческих организаций. Именно благодаря добровольному труду неравнодушных людей решается множество самых разных задач – от уборки территории и организации мероприятий до предоставления специализированных консультаций.

Так кто же такие добровольцы с точки зрения Законодательства РФ?

Добровольцы — это физические лица, осуществляющие благотворительную деятельность в форме безвозмездного выполнения работ, оказания услуг (добровольческой деятельности). Федеральный закон №135-ФЗ «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях».

Вроде бы все просто – если кто-то осуществляет работы или оказывает услуги безвозмездно, то есть даром, то он уже является добровольцем. Однако 135 Федеральный закон уточняет, что благотворительная деятельность осуществляется только в следующих целях:

  • Социальная поддержка и защита граждан, включая улучшение материального положения малообеспеченных, социальную реабилитацию безработных, инвалидов и иных лиц, которые в силу своих физических или интеллектуальных особенностей, иных обстоятельств не способны самостоятельно реализовать свои права и законные интересы;
  • Подготовка населения к преодолению последствий стихийных бедствий, экологических, промышленных или иных катастроф, к предотвращению несчастных случаев;
  • Оказание помощи пострадавшим в результате стихийных бедствий, экологических, промышленных или иных катастроф, социальных, национальных, религиозных конфликтов, жертвам репрессий, беженцам и вынужденным переселенцам;
  • Содействие укреплению мира, дружбы и согласия между народами, предотвращению социальных, национальных, религиозных конфликтов;
  • Содействие укреплению престижа и роли семьи в обществе;
  • Содействие защите материнства, детства и отцовства;
  • Содействие деятельности в сфере образования, науки, культуры, искусства, просвещения, духовному развитию личности;
  • Содействие деятельности в сфере профилактики и охраны здоровья граждан, а также пропаганды здорового образа жизни, улучшения морально-психологического состояния граждан;
  • Содействие деятельности в сфере физической культуры и массового спорта;
  • Охрана окружающей среды и защита животных;
  • Охрана и должное содержание зданий, объектов и территорий, имеющих историческое, культовое, культурное или природоохранное значение, и мест захоронения;
  • Подготовка населения в области защиты от чрезвычайных ситуаций, пропаганда знаний в области защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций и обеспечения пожарной безопасности;
  • Социальная реабилитация детей-сирот, детей, оставшихся без попечения родителей, безнадзорных детей, детей, находящихся в трудной жизненной ситуации;
  • Оказание бесплатной юридической помощи и правового просвещения населения;
  • Содействие добровольческой деятельности;
  • Участие в деятельности по профилактике безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних;
  • Содействие развитию научно-технического, художественного творчества детей и молодежи;
  • Содействие патриотическому, духовно-нравственному воспитанию детей и молодежи;
  • Поддержка общественно значимых молодежных инициатив, проектов, детского и молодежного движения, детских и молодежных организаций;
  • Содействие деятельности по производству и (или) распространению социальной рекламы;
  • Содействие профилактике социально опасных форм поведения граждан.

При этом направление денежных и других материальных средств, оказание помощи в иных формах коммерческим организациям, а также поддержка политических партий, движений, групп и кампаний благотворительной деятельностью не являются.

А также запрещено проводить одновременно с благотворительной деятельностью предвыборную агитацию и агитацию по вопросам референдума.

То есть человек, безвозмездно занимающийся агитацией за какую-то политическую партию, добровольцем уже никак не является. Также как и сотрудник коммерческой организации, вышедший на субботник по уборке её территории. Зато тот же самый человек, занимающийся очисткой от мусора территории ближайшего озера, уже становится добровольцем, потому что осуществляет деятельность по охране окружающей среды. Если мы раздаем листовки с рекламой приюта для бездомных животных – мы добровольцы, а если это реклама товара или коммерческой организации (даже если делаем это безвозмездно) – уже нет. И так далее.

С какого момента человек становится добровольцем?

Всё просто: как только мы начинаем выполнять какие-то работы, соответствующие целям благотворительной деятельности, бесплатно – из обычных граждан и работников мы превращаемся в добровольцев. В законодательстве даже закреплено наше право «беспрепятственно осуществлять благотворительную деятельность на основе добровольности и свободы выбора ее целей». Более того, никто не вправе ограничивать нашу свободу выбора целей благотворительной деятельности и форм её осуществления (это закреплено в п.3 статьи 4 Федерального закона №135-ФЗ).