Кадровое делопроизводство в НКО

Кадровое делопроизводство в социально-ориентированной некоммерческой организации имеет несколько отличий от других форм юридических лиц. Вызваны эти отличия не законодательными требованиями, а особенностями деятельности и финансирования СО НКО, в первую очередь – необходимостью вести раздельный учет средств по источникам их поступления (проектам, программам). В остальном СО НКО подчиняется общим требованиям по ведению кадровой документации.

Обязанности по ведению кадрового учета изначально лежат на непосредственном руководителе организации (лице, имеющем право действовать от имени СО НКО без доверенности). При необходимости правилами Внутреннего трудового распорядка или специальным приказом данные обязанности могут быть возложены на любую должность, имеющуюся в организации. Чаще всего кадровый учет в СО НКО ведет бухгалтер организации (т.к. многие вопросы и документы кадрового учета тесно связаны с оплатой труда), но это может быть и другой сотрудник.

Есть ли смысл назначать в качестве ответственного по кадрам кого-то кроме руководителя? Это зависит только от самой СО НКО, её структуры, объемов деятельности. Следует учитывать, что при активной деятельности и большом количестве проектов объем документации значителен, а для обеспечения раздельного учета средств необходимо соблюдать в ней порядок и вовремя оформлять всё необходимое.

Какие функции могут быть возложены на сотрудника, ответственного за ведение кадрового учета?

1. Составление документов, включая трудовые и гражданско-правовые договоры, акты выполненных работ, приказы по организации (приказы на командировки, отпуска, доплаты  и пр.);
2. Заполнение и ведение трудовых книжек;
3. Учет рабочего времени сотрудников и добровольцев организации.

Все документы, составленные ответственным за ведение кадрового учета сотрудником, заверяются подписью руководителя организации (кроме записей в Трудовой книжке).

ВЕДЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Несмотря на все планы Правительства РФ, Трудовая книжка как документ по прежнему является обязательным (именно на её основании Пенсионный фонд РФ определяет общий рабочий стаж сотрудника). В неё вносятся записи о приеме и увольнении сотрудника, поощрениях и взысканиях (выговорах), но все это относится только к сотрудникам, работающим по Трудовым договорам (бессрочным или срочным). Сведения о гражданско-правовых договорах в Трудовые книжки не вносятся.

Все вопросы ведения, заполнения, учета и хранения Трудовых книжек регламентируются двумя документами:

1. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, последняя редакция от 19.05.2008 N 373);
2. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69).

Эти документы и формы сопроводительных документов (журнал учета движения трудовых книжек и т.п.) доступны в любой информационно-правовой базе, включая их интернет-версии, поэтому рассматривать правила ведения и заполнения трудовых книжек не будем.

Единственная особенность, связанная с деятельностью СО НКО заключается в том, что при необходимости в записи о приеме на должность сотрудника может быть указано название проекта (например «Принят на должность руководителя проекта «___»). Опыт СРОО ИЭКА «Поволжье» показывает, что Инспекция по Труду не считает данную запись неверной, но и не указывает на обязательность указания проекта в должности.

Что необходимо учитывать специалисту, отвечающему за ведение трудовых книжек?

Во первых, в трудовых Книжках не допускаются исправления, поэтому лучше лишний раз свериться с Инструкцией.

Во вторых, в трудовую книжку вносятся все записи, связанные с приемом, увольнением, изменением должности сотрудника. То есть, если ваши сотрудники работают по срочным трудовым договорам, то в Трудовую книжку должны быть внесены записи о приеме и увольнении по каждому из них (даже если за год их несколько штук)!

В третьих, в случае неверно оформленных записей или утраты бланка Трудовой книжки, сотрудник имеет право потребовать внесения исправлений или выдачи её дубликата.

Может показаться, что ведение Трудовых книжек – очень сложная процедура, многие организации не заключают Трудовых договоров со своими сотрудниками именно из-за этого. На самом деле, при грамотном и своевременном оформлении всех кадровых документов, ведение Трудовой книжки не доставляет сложностей, а её наличие дает вашим сотрудникам определенные возможности (даже банки при выдаче кредитов зачастую требуют представить трудовую книжку, не говоря уже о Пенсионном фонде РФ).

КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ СО НКО

Все основные унифицированные формы документов кадрового учета утверждены Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике №1 от 5 января 2004 года «Об утверждении унифицированных форм» (последняя редакция от 19.05.2008 N 373). Найти его можно в любой информационно-правовой базе данных, там же можно скачать сами формы в форматах *.rtf (текстовые документы) и *.xls (документы MS Exel).

Все особенности оформления данных документов СО НКО связаны, опять же, с требованиями по ведению раздельного учета средств и рабочего времени сотрудников.

Учет рабочего времени сотрудников СО НКО

Каждая организация должна вести учет рабочего времени сотрудников работающих по Трудовым договорам), более того – основанием для начисления заработной платы является такой документ, как Табель учета рабочего времени.

Для учета рабочего времени предлагается 2 унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Для учета рабочего времени в СО НКО (с целью ведения раздельного учета), можно рекомендовать использование формы Т-12 с указанием фактически отработанных сотрудником часов.

Из опыта СРОО ИЭКА «Поволжье» по одновременной реализации различных проектов и программ, а также опыта пройденных проверок и аудита Доноров и консультаций со специалистами Инспекции по труду можно рекомендовать СО НКО следующее.

По каждому проекту может быть оформлен Табель учета рабочего времени с указанием названия проекта (либо номера и даты соглашения о финансирования) в графе «Структурное подразделение». В данном документе будут учтены часы сотрудников, отработанные только по данному проекту.

Необходимо также оформить и регулярно вести один общий табель учета рабочего времени, в котором будет суммировано всё рабочее время каждого сотрудника. Именно этот табель является основным документов учета рабочего времени и должен храниться в организации не менее 12 месяцев. При этом следует учесть, что в данном документе отражается только оплачиваемое рабочее время, часы, отработанные вашими сотрудниками в качестве добровольцев включать в общий Табель не следует.

Эту же форму документа можно использовать в качестве Личного Табеля учета рабочего времени сотрудника.

Личный табель учета рабочего времени

Российское законодательство не требует ведения Личных табелей, более того, не существует такого документа (официально утвержденного бланка).  Так зачем усложнять себе работу и увеличивать количество документации?

Во первых, при ведении Индивидуального учета рабочего времени Вы всегда будете точно знать общий процент занятости сотрудника (а это важная информация, так как по законодательству РФ не допускается значительного превышения нагрузки без дополнительной оплаты и т.д.).

Во вторых, не будет возникать путаницы при составлении Табелей по проектам и программам у специалиста, отвечающего за ведение кадровой документации. Как правило, личный учет рабочего времени ведет сам сотрудник, а потом уже специалист по кадрам вносит данные в общие табели (данный процесс можно полностью автоматизировать за счет средств MS Office или аналогичных пакетов программ).

В третьих, в Личный Табель можно включить учет добровольного труда. В случае, если в какой-либо проект Вы закладываете добровольный труд сотрудников в качестве собственного вклада, его будет необходимо каким-то образом подтвердить в момент предоставления отчетов. Если в СО НКО ведутся Личные Табели учета рабочего времени, где имеется строка «Добровольный труд» или просто указана должность по проекту, то именно этот документ и будет являться подтверждением.

Документы, связанные с приемом и увольнением сотрудников.

Предположим, Ваша СО НКО получила средства на реализацию проекта и теперь принимает на работу (а по завершении проекта увольняет) необходимых для его реализации специалистов. Какие же документы необходимо оформить?

1. Штатное расписание проекта и Приказ о его утверждении

В Штатное расписание проекта вносятся все оплачиваемые должности, участвующие в реализации проекта с указанием названия проекта, периода действия данного Штатного расписания, ставок оплаты и процента занятости сотрудников. Именно на основании этого документа в дальнейшем осуществляется прием специалистов на работу в СО НКО. Штатное расписание утверждается приказом по организации (за подписью руководителя).

Почему важно всегда составлять Штатное расписание? Дело в том, что как правило проекты и программы СО НКО имеют продолжительность не более 1 года, в результате чего возникают основания для заключения Срочных трудовых договоров с сотрудниками по основанию «выполнение работ, связанных с заведомо временным (до одного года) расширением производства или объема оказываемых услуг» (см. тему «Трудовой договор»). На основании Штатного расписания подготавливаются договоры и принимаются сотрудники, поэтому срок его действия также подтверждает именно временный характер работ.

Для каждого реализуемого в СО НКО проекта обязательно должно быть оформлено Штатное расписание.

2. Приказ о приеме сотрудника

Для этого приказа используются унифицированные формы. При условии приема специалиста на работу в конкретном проекте, в приказе обязательно надо указать название проекта (или номер соглашения о финансировании), срок, на который сотрудник принимается, ставку оплаты и процент занятости.

3. Приказ — уведомление об увольнении, в связи с истечением срока Срочного Трудового договора.

Согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации, работодатель обязан уведомить сотрудника об увольнении в связи с истечением Срочного трудового договора не менее, чем за 3 дня. Следует учесть, что существует норма ТК РФ, согласно которой если уведомление не было произведено, приказ об увольнении не подписан и фактически деятельность сотрудника продолжается, то Договор получает статус бессрочного. Унифицированной формы для этого документа не существует, он составляется в свободной форме с обязательным указанием основания увольнения (включая ссылку на статью ТК РФ). Данный приказ подписывается руководителем организации, а каждый упомянутый в документе сотрудник должен оставить свою подпись, подтвердив таким образом факт уведомления об увольнении (рекомендуется также указывать дату уведомления каждого сотрудника рядом с подписью). Также в документе можно указать специалиста, ответственного за уведомление сотрудников организации.

4. Приказ об увольнении сотрудника.

Используется унифицированная форма документа с обязательным включением в него должности, с которой увольняется сотрудник, реквизитов Трудового договора, основания для увольнения (указывается только пункт и формулировка статьи 77 ТК РФ, например «Пункт 2 статьи 77 ТК РФ «Истечение срока Трудового договора»), даты увольнения (датой увольнения считается последний рабочий день сотрудника).

Командировочные документы

Для оформления служебных поездок (командировок) используются 3 унифицированные формы: Приказ о направлении сотрудника в командировку, Служебное задание, Командировочное удостоверение. Последний документ оформляется только для поездок, длительностью более 1 дня. На основании этих документов осуществляется возмещение затрат на проезд и проживание (при условии предоставления билетов и других подтверждающих расходы документов), выплата суточных. В случае, если Служебная поездка производится в рамках конкретного проекта, необходимо указать его название во всех документах (в графе «структурное подразделение»).

Для выполнения поездок сотрудниками, работающими по Гражданско-правовым договорам эти документы не оформляются (возмещение затрат производится по заявлению сотрудника с приложением подтверждающих расходы документов). В этом случае в договор должно быть включено условие о возмещении данных затрат.

Иные кадровые документы

В зависимости от специфики деятельности, в СО НКО может возникнуть необходимость оформления каких-то иных, дополнительных документов. В этом случае рекомендации по их подготовке очень простые:

1. Использовать унифицированную форму, если она имеется, с указанием названия проекта/ программы;
2. В случае отсутствия унифицированной формы, документ составляется самостоятельно. В случае, если документ затрагивает только один проект, обязательно указывается его название или реквизиты соглашения о финансировании.
3. Все приказы подписываются руководителем организации, либо другим уполномоченным лицом.