Ведение раздельного учета средств в НКО

Почему так важно вести раздельный учет средств?

Имущество, полученное НКО в рамках целевого финансирования, а также целевые поступления на их содержание и ведение ими уставной деятельности, налогом на прибыль не облагаются. При этом НКО, получившие целевые средства, обязаны вести раздельный учет доходов (расходов), полученных (произведенных) в рамках целевого финансирования (целевых поступлений).

При отсутствии раздельного учета у организации, получившей целевое финансирование, указанные средства рассматриваются как подлежащие обложению налогом на прибыль с даты их получения. Это означает, что необходимость ведения раздельного учета некоммерческими организациями закреплена законодательно и обусловлена строго определенной целью — средства целевого финансирования не должны рассматриваться как подлежащие налогообложению.

Здесь речь идет о налоговом учете и, соответственно, ведении самостоятельных регистров налогового учета. Тем не менее их можно и не вести. Если в регистрах бухгалтерского учета содержится недостаточно информации для определения налоговой базы в соответствии с требованиями гл. 25 НК РФ, то налогоплательщик вправе дополнять применяемые им регистры бухгалтерского учета специальными реквизитами, формируя тем самым регистры налогового учета (ст. 313 НК РФ).

Поскольку дополнять применяемые регистры бухгалтерского учета определенными реквизитами менее трудоемко, чем вести самостоятельные регистры налогового учета, то НКО, осуществляющим наряду с уставной некоммерческой предпринимательскую деятельность, проще вести раздельный учет доходов (расходов), полученных в рамках целевого финансирования (целевых поступлений), и доходов (расходов) по коммерческой деятельности непосредственно в бухгалтерском учете.

Что следует понимать под ведением раздельного учета — ни в налоговых, ни в бухгалтерских нормативных документах не сказано. На практике под организацией раздельного учета подразумевается любой метод, который позволяет достоверно:

• отразить на счетах бухгалтерского учета данные, характеризующие доходы и расходы по разным видам деятельности;
• определить показатели, необходимые для полноты исчисления какого-либо налога.

Избранный метод раздельного учета следует обязательно закрепить в своей учетной политике, причем как для бухгалтерского, так и для налогового учета.

Раздельный учет доходов

Бухгалтерский учет доходов и расходов ведется НКО в соответствии с требованиями Положений по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99 и «Расходы организации» ПБУ 10/99.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов сумма выручки от продажи товаров, продукции, выполнения работ, оказания услуг (если они есть) отражается НКО по счету 90 «Продажи», а средства целевого финансирования учитываются на счете 86 «Целевое финансирование».

Таким образом, раздельный учет доходов у НКО, занимающихся предпринимательской деятельностью, возникает автоматически — в связи с отражением выручки и средств целевого финансирования на разных синтетических счетах, а вот с раздельным учетом целевых поступлений дело обстоит несколько сложнее.

НКО обычно имеет несколько источников целевого финансирования — это могут быть как субсидии, полученные из бюджета, так и пожертвования от физических и юридических лиц. Для разделения полученных целевых средств, следует, как и в случае с доходами от предпринимательской деятельности, воспользоваться возможностями синтетических счетов, а именно различными субсчетами. Как уже было сказано выше, целевые доходы НКО отражаются на счете 86 «Целевое финансирование». Аналитический учет по этому счету ведется в соответствии с назначением целевых средств и в разрезе источников поступления.

Рассмотрим пример:

Некоммерческая организация в течении 1 квартала получила средства целевого финансирования из нескольких источников: субсидия на содержание помещения, пожертвования от частных лиц на уставную деятельность, пожертвования от частных и юридических лиц на проведение акции, средства от благотворительного фонда на реализацию программы. В данном случае, аналитический учет в разрезе 86 счета будет выглядеть следующим образом:

86.1 – субсидия на содержание помещения

86.2 – пожертвования от частных лиц на уставную деятельность

86.3 – пожертвования от частных и юридических лиц на проведение акции

86.4 —  средства от благотворительного фонда на реализацию программы

Таким образом, мы получаем возможность разделить источники финансирования и вести установленный законодательством учет целевых поступлений.

Раздельный учет расходов

Напомним, что целевые средства некоммерческие организации должны расходовать строго по назначению. То есть только на те цели, которые указаны организацией (физическим лицом) — источником целевых средств. В соответствии с пунктом 4 статьи 582 Гражданского Кодекса РФ, иное использование пожертвования возможно только с согласия жертвователя. Использование пожертвования не в соответствии с назначением, указанным жертвователем, дает ему право требовать отмены пожертвования. При изменении целевого назначения средств без согласия лица, являющегося источником целевых поступлений, у некоммерческой организации могут возникнуть налоговые последствия. Средства целевого финансирования и целевые поступления, использованные не по целевому назначению (исключая бюджетные средства), признаются внереализационным доходом и включаются в налоговую базу при исчислении налогооблагаемой прибыли (п. 14 ст. 250 НК РФ). Это происходит в момент фактического использования целевых средств не по целевому назначению либо в момент нарушения условий, на которых они предоставлялись. Так сказано в подпункте 9 пункта 4 статьи 271 НК РФ. Таким образом, НКО должны не только вести раздельный учет расходов по предпринимательской и уставной деятельности, но также организовать раздельный учет расходования целевых средств, поступивших на содержание и ведение уставной деятельности НКО. Это можно осуществить с помощью сметы.

Смета — это финансовый план поступления и расходования денежных средств на покрытие расходов по уставной деятельности организации. Для выполнения целевых программ по уставной деятельности некоммерческой организации следует иметь смету, рассчитанную на определенный период времени — месяц, квартал, год, ряд лет.

Требования к составлению финансового плана (сметы доходов и расходов) законодательно не определены. НКО может самостоятельно определять статьи доходов и расходов сметы, планировать их размер в соответствии с имеющимися источниками средств и направлениями своей деятельности. Если некоммерческая организация выполняет несколько целевых программ, необходимо составлять отдельные сметы по каждой из них. Ведь по окончании отчетного периода либо после выполнения каждой целевой программы нужно составлять отчет об исполнении сметы. Те или иные расходы НКО при согласовании сметы должны быть ограничены только целями и задачами, определенными учредительными документами организации. Жертвователи, грантодатели и учредители вправе определить цели, на которые ими предоставлены средства (в пределах целей и задач, определенных уставными документами некоммерческой организации).

Если некоммерческая организация выполняет одновременно несколько целевых программ, то при распределении административно-хозяйственных расходов она вправе самостоятельно выбрать метод их учета и распределения. Выбранный метод нужно обязательно отразить в учетной политике организации. К административно – хозяйственным (или распределяемым) расходам относят обычно расходы на связь, Интернет, обслуживание помещения и пр. Т.е те расходы, которые необходимы для функционирования организации не только во время реализации проекта. Если целевые программы рассчитаны на несколько лет, целевые средства расходуются в течение всего срока реализации этих программ.

Обычно некоммерческие организации распределяют такие расходы следующим образом:

• путем списания всех административно-хозяйственных расходов на выполнение тех программ, в которых сметой предусмотрены такие расходы и определены их конкретные размеры;
• путем списания расходов пропорционально удельному весу средств, поступивших на каждую из программ.
• применяя оба метода.

Первый метод распределения расходов производится на основании сумм, указанных в утвержденной жертвователем смете и подходит скорее для тех НКО, у которых есть только один или два источника целевого финансирования.

Что касается второго метода, то здесь существует определенная методика распределения расходов, основанная опять же на сметах организации. Для того, что бы правильно распределить общехозяйственные расходы, организации необходимо определить долю каждого источника финансирования в общем бюджет. Эта доля рассчитывается путем деления общей суммы финансирования по отдельному проекту на сумму всех целевых поступлений организации. В случае если сумма целевых поступлений организации изменяется (например, добавляется новый источник финансирования), доля отдельных проектов может быть пересчитана на соответствующий период. В законодательстве не предусмотрены формы, отражающие данный расчет, но организация вправе самостоятельно ввести новый внутренний документ, отражающий распределение общехозяйственных расходов.

Третий метод распределения расходов наиболее оптимальный, т.к. позволяет совместить оба способа распределения расходов.

Что касается аналитического учета расходования целевых средств, то стандартные рекомендации бухгалтерского учета здесь не очень подходят – определяемые для разнесения расходов счета 20 «Основные расходы» и 26 «Общехозяйственные расходы»  не слишком приспособлены для отражения средств целевого финансирования. По этому, НКО вправе относить целевые расходы сразу на 86 счет по соответствующим субсчетам.

При раздельном отражении в бухгалтерском учете доходов и расходов по целевой и предпринимательской деятельности очень важно правильно оформлять первичные документы. Необходимо ставить пометки на первичных документах, которые помогут быстро и правильно отнести указанный вид расхода к тому или иному источнику финансирования.

Как это выглядит на практике

Готовя проект или получая пожертвования, мы всегда составляем смету и планируем свои расходы (более подробно о финансовом плане организации можно прочитать в одноименной статье). Очень часто, расходы по разным проектам перекликаются (например, расходы на содержание помещения, которые можно разделить на несколько проектов, канцелярские товары, расходы на связь и т.д.) Начиная реализовывать полученные финансы, желательно заранее продумать, каким образом будут документально подтверждены наши расходы. Проще всего, заказывая, например, канцелярские товары, попросить у поставщика выставить несколько счетов на нужные суммы и оплатить разным платежными поручениями (это касается и сумм выплачиваемой заработной платы). Можно (и нужно) воспользоваться указанным выше способом добавления дополнительных реквизитов не только к регистрам налогового учета, но и первичным документам.

Это наиболее удобный вариант, который не позволит произойти путанице и способствует достаточно беспроблемному учету целевых средств.

Например, можно указать номер договора целевого финансирования в графе «наименование платежа» в платежном поручении, указать название проекта авансовом отчете и т.п.

Но так получается далеко не всегда. Например, счета на оплату расходов по содержанию помещения разделить вряд ли удастся.  В таких случаях следует воспользоваться вторым способом распределения расходов, а именно, распределение в соответствии с долей проекта в общем бюджете организации.

Например:

Расходы на содержание помещения в организации составляют 15000 р. в месяц.

Средства целевого финансирования из нескольких источников:

(А)субсидия на содержание помещения – 100000 р. на 12 месяцев,

(Б)пожертвования от частных лиц на уставную деятельность – 10000 р.

(В)средства от благотворительного фонда на реализацию программы 700000 р. на 12 месяцев

Общая сумма целевых средств: 100000+10000+7000000 = 810000 р. На 12 месяцев.

Определим долю каждого проекта:

(А):  100000/810000 = 12%

(Б): 10000/810000 = 1%

(В): 700000/810000 = 87%

Соответственно, распределение суммы расходов на содержание помещения по нескольким проектам будет выглядеть следующим образом:

На проект (А): 15000*12% = 1800 р. в месяц

(Б): 15000*1% = 150 р.

(В): 15000*87% = 13050 р.

Точно так же можно распределять и другие «общие» для всех проектов расходы.

Что касается отражения этих расчетов в первичных документах, то, конечно, можно оплатить данные расходы разными платежами. Но не возбраняется сделать запись от руки как на выставленном счете, так и на самом платежном поручении (или другом отчетном документе, подтверждающем расход).