Обязаны ли НКО вести архив?

В соответствии с законом Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», организации (всех организационно-правовых форм) обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В соответствии с законом Самарской области от 12.05.2005 № 109-ГД «Об архивном деле в Самарской области»: организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов (независимо от вида носителя), в том числе документов по личному составу, в должном физическом состоянии, исключая их утрату, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными правовыми актами.

При этом в соответствии с тем же законом, организации и предприятия не могут уничтожать документы, срок хранения которых истек, до утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу.

Таким образом, некоммерческие организации обязаны хранить у себя определенные документы и обеспечивать их сохранность.

Сроки хранения документов установлены Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 237 «Об утверждении инструкции по применению перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Например:

5 лет хранятся:

• Входящая и исходящая корреспонденция,
• Отчеты работников о командировках, путевые листы,
• Авансовые отчеты,
• Промежуточная бухгалтерская отчетность,
• Книги учета доходов и расходов при УСН,
• Табели учета рабочего времени…

50 лет хранятся:

• Трудовые договоры, если они были оформлены начиная с 2003 года (75 лет, если оформлены ранее). То же самое относится к договорам гражданско-правового характера.
• Приказы по личному составу…

Постоянно хранятся:

• Протоколы учредительных собраний,
• Протоколы заседаний высшего коллегиального органа или исполнительного коллегиального органа, решения единственных учредителей,
• Приказы по основной деятельности организации,
• Договоры дарения (пожертвования) имущества…

В случае ликвидации некоммерческой организации, архивные документы постоянного хранения, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией на хранение в государственный или муниципальный архив.

Для организации архива в НКО необходимо:

1. Подготовить «Инструкцию по делопроизводству организации» (Алгоритм разработки разделов инструкции по делопроизводству прописан в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утверждены приказом Росархива от 25.12.2020 № 199).
2. Издать Приказ о назначении ответственного за обеспечение сохранности архивных документов,
3. Утвердить Приказом по организации «Положение об архиве организации» (Примерное положение об архиве организации утверждено приказом Росархива от 11.04.2018 № 42.)
4. Утвердить Приказом по организации «Положение об экспертной комиссии»
5. Регулярно (ежегодно) формировать архивные дела в соответствии с утвержденными документами и обеспечивать сохранность документов.

Материал подготовлен в рамках проекта «Эффективные технологии для НКО», реализуемого СРОО ИЭКА «Поволжье» с использованием гранта Президента Российской Федерации, предоставленного Фондом президентских грантов.