Договор с добровольцем — Руководителем проекта
Как оформить отношения НКО с Руководителем проекта — добровольцем?
Руководитель проекта – не всегда работает в НКО, выигравшей грант. Очень часто это кто-то из её членов, актива или даже специалист партнерской организации.
Если в бюджете проекта предусмотрена оплата его труда, то Руководитель проекта принимается в штат организации на основании Срочного трудового договора, который содержит перечисление всех его обязанностей и условий работы.
Мы не рекомендуем использовать договор гражданско-правового характера, т.к. Руководитель проекта – это постоянная должность и трудовая функция на протяжении всего срока реализации проекта, что согласно Трудовому кодексу РФ рассматривается как трудовые отношения и является основанием для заключения Трудового договора.
Но как быть, если оплата труда Руководителя в проекте не предусмотрена, и он выполняет свои функции добровольно и безвозмездно?
Договор безвозмездного оказания услуг с Руководителем проекта
НКО должна заключить с Руководителем проекта Договор безвозмездного оказания услуг, потому что такой договор:
- Наделяет конкретного гражданина документально-подтверждёнными полномочиями Руководителя проекта, подтверждает его право выполнять какие-либо действия от имени организации,
- Устанавливает содержание и объем выполняемых им в рамках проекта работ,
- Является основанием для передачи Руководителю проекта оборудования и расходных материалов, которые он будет использовать для реализации и проведения его мероприятий,
- Позволяет возместить затраты, понесенные Руководителем при реализации проекта (оплату проезда, покупку недостающих расходных материалов и пр.).
Договор безвозмездного оказания услуг – это обычный договор гражданско-правового характера, заключаемый на основании Гражданского кодекса РФ. Главным отличием от других договоров является его безвозмездный характер, т.е. то, что Исполнитель не получает оплату за оказанные услуг.
Что обязательно нужно включить в безвозмездный договор с Руководителем проекта?
- Подробное перечисление услуг, которые он выполняет как Руководитель проекта.
Обычно они уже перечислены в бюджете проекта или в разделе «Команда проекта», но даже если нет – к ним обычно относятся: организация и проведение мероприятий согласно календарному плану проекта, организация деятельности других сотрудников и исполнителей проекта, учет количества Благополучателей проекта, подготовка содержательных отчетов. - Объем оказываемых услуг в часах или иных единицах измерения.
Проще всего использовать часы, т.к. их количество легко рассчитать из указанного в Бюджете проекта объема занятости. Формула для расчета: средняя норма рабочих часов в месяц (160 при пятидневной рабочей неделе)* % занятости * количество месяцев проекта. - Условия возмещения понесенных Руководителем проекта затрат.
Согласно законодательству РФ, все затраты возмещаются на основании первичных финансовых документов (чеков, соответствующих требованиям Законодательства РФ, в том числе электронных), актов выполненных работ и (при необходимости) актов признания затрат соответствующими условиям заключенного договора. Отдельные виды затрат, известные заранее, можно сразу вписать в договор: условие о возмещении затрат на приобретение бензина при использовании собственного автомобиля (с указанием его марки и гос.номера), оплату мобильной связи и пр. - Условия расторжения договора.
Необходимость расторгнуть договор может случиться неожиданно и по разным причинам: Руководитель проекта не может или не хочет заниматься проектом, его работа оказалась недостаточно качественной и организация решила сменить руководителя, возникли какие-то не зависящие от НКО и исполнителя обстоятельства. Лучше предусмотреть необходимые действия сразу. Рекомендуем сразу включить в договор условие о том, что НКО должна возместить уже понесенные руководителем проекта затраты, даже если отказывается от его услуг, а Руководитель при расторжении договора вернуть полученное от НКО оборудование и расходные материалы.
В договор могут включены другие необходимые условия: обязанности и права как Руководителя проекта (Исполнителя по договору), так и НКО (Заказчика). Единственное условие – они должны соответствовать гражданско-правовому кодексу и всем его положениям о договоре гражданско-правового характера.
Есть ли различие между «Договором с добровольцем» и «Договором безвозмездного оказания услуг»?
Нет! Потому что не существует такого отдельного вида документа, как «Договор с добровольцем». 135-ФЗ «О благотворительной деятельности и добровольчестве (волонтерстве)» указывает, что между организацией и добровольцем заключается гражданско-правовой договор, предметом которого являются безвозмездное выполнение добровольцем работ или оказание им услуг.
Акт выполненных работ по договору безвозмездного оказания услуг.
Подтверждением выполнения работ и оказания услуг в любом договоре гражданско-правового характера является Акт выполнения работ/оказания услуг, подписанный обеими сторонами. Только этот документ, подписанный обеими сторонами, подтверждает факт выполнения работ или оказания услуг гражданина по Руководству проектом.
Без Акта НКО не сможет подтвердить софинансирования проекта в виде добровольного труда его Руководителя, включенное в Бюджет проекта. Для этого достаточно оформить 1 общий акт по итогам всего периода реализации проекта.
Но важно помнить, что возмещение затрат возможно только на основании Акта выполненных работ, подтверждающего фактическое оказание Руководителем проекта услуг и соответствие затрат условиям договора. Выплатить компенсацию без оформления Акта выполненных работ организация не может.
Акты могут оформляться ежеквартально, ежемесячно и даже за любой меньший промежуток времени, главное, чтобы в документе были указан конкретные виды и объемы оказанных услуг в этот период.
Например, проект начался 1 мая, а 10 мая Руководитель проекта уже организовал проведение выездного семинара, и для этого использовал собственный автомобиль, потратив личные средства на покупку бензина, а еще купил в супермаркете продукты для кофе-брейка. Сразу после завершения семинара может быть оформлен первый акт выполненных работ, в котором будет указана в том числе «Организация проведения семинара…», и уже после подписания Акта двумя сторонами НКО выплатит Руководителю проекта деньги для компенсации понесенных затрат.