Возмещение затрат Добровольца

Часто наши добровольцы, выполняя свою работу, несут какие-то затраты: на оплату проезда, покупку расходных материалов, спец.одежды и т.п. А еще, раз уж они работают для нас бесплатно целый день, неплохо было бы их покормить, а если доброволец приехал помочь в другой город – и поселить за счет организации в гостинице. Обновленный 135-ФЗ значительно упростил НКО эти задачи: теперь в нем четко указано, на что имеет право Доброволец. В данной статье предлагаем разобраться с возмещением затрат добровольцам и их особенностями.

Согласно Федеральному закону 135-ФЗ (пп.3 пункта 1 статьи 17.1.) Доброволец (волонтер) имеет право получать поддержку в форме предоставления ему:

• питания,
• форменной и специальной одежды,
• оборудования,
• средств индивидуальной защиты,
• помещения во временное пользование,
• оплаты проезда до места назначения и обратно,
• уплаты страховых взносов на добровольное медицинское страхование добровольца (волонтера) либо на страхование его жизни или здоровья.

Также Доброволец может получать поддержку в форме возмещения понесенных им расходов на приобретение указанных товаров или услуг.

Этим же пунктом устанавливается, что доброволец имеет право получать психологическую помощь и содействие в психологической реабилитации, а также возмещение вреда жизни и здоровью, понесенного при осуществлении им добровольческой (волонтерской) деятельности.

В каких ситуациях Доброволец может получить данную поддержку или возмещение затрат?

Согласно 135-ФЗ, это возможно в случаях и порядке, которые предусмотрены законодательством Российской Федерации или договором, заключенным с организатором добровольческой (волонтерской) деятельности, добровольческой (волонтерской) организацией.

И здесь необходимо ненадолго вернуться к теме Договора с Добровольцем, в котором обязательно должно быть указано, что именно и на каких условиях получает доброволец от НКО и какие именно расходы могут быть ему возмещены. Этот договор в случае споров будет рассматриваться в ИФНС, а также прилагаться к отчетным документам по целевым и грантовым средствам.

Что выбрать: оплату расходов добровольца со счета организации или возмещение затрат?

Во многих случаях НКО проще самостоятельно оплатить приобретение формы, инвентаря и даже проживание добровольца. Однако даже с оплатой проезда ситуация уже не такая простая – для приобретения билетов по безналичному расчету придется заключать договор со специализированной организацией (туристическим агентством и пр.) и заплатить ей определенную сумму комиссии за услуги бронирования. А если необходимо оплатить, например, проезд в пригородном электропоезде или приобрести бензин для поездки на личном авто? В этой ситуации целесообразно выбрать возмещение затрат.

Все виды расходов, подлежащие возмещению, или самостоятельно оплачиваемые организацией, должны быть включены в Договор с добровольцем. Если договор заключается на конкретный вид работ или мероприятие, то стоит включить максимально конкретную их формулировку, напимре «Организация возмещает добровольцу стоимость проезда из города А в город Б и обратно на железнодорожном транспорте классом не выше купе для участия в мероприятии «….» на основании предоставленных билетов». Если планируется, что Доброволец будет использовать свой автомобиль для поездок, в договоре необходимо указать марку и государственный номер автомобиля, а также приложить копию технического паспорта.

Возмещение затрат на питание Добровольцев.

Как ни странно, но один из самых сложных для возмещения видов затрат – это расходы на питание добровольца. Когда мы отправляем в командировку штатного сотрудника организации, мы имеем право начислить и выплатить ему т.н. «суточные» — средства для расходов на питание во время поездки. Гражданско-правовой договор, которым является договор с добровольцем, подобных выплат не предусматривает, хотя в него и можно включить возмещение затрат на питание.

При этом надо быть готовым к тому, что ИФНС посчитает данные средства доходом добровольца (подобные случаи часто встречаются в практике взаимодействия НКО и Федеральной налоговой службы). В этом случае, ИФНС потребует выплатить с данных сумм налог на доходы физических лиц по стандартной ставке 13%. Известны случаи, когда НКО приходилось отстаивать свою позицию в суде и доказывать, что оплата проживания и питания для добровольцев не является их доходом.

В настоящее время благодаря новой редакции 135-ФЗ подобные ситуации будут решаться проще, так как закон четко регламентирует, что договор с добровольцем – это договор безвозмездного выполнения работ и оказания услуг, а значит дохода доброволец не получает. К сожалению, специалисты ИФНС работают в основном с коммерческими предприятиями, а значит будут изначально относится к таким договорам как к уходу от налогообложения. Поэтому НКО обязательно должна иметь документы, соответствующие всем положениям 135-ФЗ и Гражданского законодательства, а также учетной политике организации для того, чтобы вовремя и правильно обосновать свои права и защитить как организацию, так и добровольца.