Акция по сбору частных пожертвований

Акция по сбору средств в ящики-копилки - один из самых проверенных способов быстро собрать небольшое количество денег. Эта инструкция по проведению таких акций подготовлена Региональным благотворительным фондом «Самарская Губерния».

Перед началом сбора пожертвований некоммерческая организация должна сделать письменное заявление о целях сбора пожертвований для неопределенного круга лиц, т.е. указать все необходимые условия договора пожертвования, и вывешивает эту информацию на самом ящике-копилке. Граждане присоединяются к договору пожертвования путем внесения денежных средств в ящик-копилку. Некоммерческая организация может принимать денежные средства только в валюте РФ, принятие денежных средств в иностранной валюте требует наличия специальной лицензии. Поэтому на ящике-копилке должна быть письменная информация о невозможности принятия наличных средств в иностранной валюте.

Для оформления такого мероприятия как публичный сбор пожертвований необходимо:

  1. Разработать и утвердить положение о публичном сборе частных пожертвований (это может быть раздел положения о реализации определенной программы или иной аналогичный документ), в рамках которого будет проводиться сбор частных пожертвований, с указанием целей и условий использования собранных пожертвований.
  2. Издать приказ (распоряжение) исполнительного руководящего органа некоммерческой организации о начале акции срок начала и окончания акции по сбору частных пожертвований (частота вскрытия ящиков при регулярном сборе пожертвований), ссылка на утвержденную программу, назначенные должностные лица, ответственные за проведение акции, члены комиссии, которые присутствуют при вскрытии ящиков. В состав комиссии должно входить не менее трех человек, кроме сотрудников организации в состав комиссии может быть включен представитель организации, в помещении которой установлен ящик-копилка, также могут включаться лица, имеющие авторитет и достижения в области деятельности, соответствующей целям деятельности некоммерческой организации.
  3. Заключить договоры с организациями, в помещении которых устанавливаются ящики-копилки. В этих договорах, в частности, описываются условия обеспечения сохранности ящиков, указывается на обязанность владельца помещения своевременно информировать некоммерческую организацию о случаях повреждения или пропажи ящика-копилки, определяется порядок доступа представителей некоммерческой организации. Помимо договора, возможен вариант обмена письмами от НКО и организации, предоставляющей помещение для сбора пожертвований.
  4. Изготовить ящики-копилки, по возможности из прочных и прозрачных материалов, конструкция которых должна предусматривать возможность опечатывания и возможность изъятия собранных средств.
  5. Разместить на ящике-копилке подробную информацию о целях и условиях сбора средств, а также всю контактную информацию о некоммерческой организации и указании — где будет размещен отчет о потраченных средствах. Важно, чтобы информация была достаточно краткой, эмоциональной и легко читаемой.
  6. Опечатать ящик. Для этого может служить бумажная лента с указанием даты опечатывания, должности и ФИО руководителя организации с подписью и печатью, которая может быть разорвана только при вскрытии ящика.
  7. Выдать уполномоченным сотрудникам некоммерческой организации доверенности, подписанные руководителем организации, в которых указать Ф.И.О. сотрудника, его полномочия, адрес и телефон организации.
  8. Обеспечивать мониторинг состояния ящиков-копилок некоммерческой организации в процессе сбора пожертвований в них. По окончании срока сбора пожертвований вскрытие ящика производится в присутствии комиссии с составлением Акта вскрытия ящика-копилки. Перед вскрытием члены комиссии должны убедиться, что ящик не поврежден, пломбы в сохранности. В Акте должны быть указаны номер ящика, место установки, дата вскрытия и сумма собранных средств. Акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем некоммерческой организации. Собранная сумма пожертвований, указанная в Акте, В ЭТОТ ЖЕ ДЕНЬ вносится в кассу организации или в банк на расчетный счет.

После того, как денежные средства, полученные в результате проведенного сбора пожертвований, внесены на расчетный счет организации, в бухгалтерском учете необходимо отразить их целевое поступление в форме пожертвования на заранее определенные в положении о сборе пожертвований цели.

Важным в этом мероприятии является также выражение публичной благодарности лицам, принявшим участие в сборе средств.

Конечным действием некоммерческой организации в публичном сборе пожертвований является опубликование отчета о целевом использовании собранных средств.

Подробные консультации по вопросам, связанным со сбором частных или корпоративных пожертвований Вы можете получить в РБФ «Самарская Губерния». Телефоны фонда (846) 3795291, 3795289, 3795290, e-mail: fondsg2006@gmail.com

rbf_sg