Возмещение затрат добровольцу

Часто наши добровольцы, выполняя свою работу, несут какие-то затраты: на оплату проезда (например, при поездке в пригородный пансионат), покупку расходных материалов (хозяйственный инвентарь для уборки). А еще, раз уж они работают для нас бесплатно целый день, неплохо было бы их покормить, а если доброволец приехал помочь в другой город – и поселить за счет организации в гостинице. Как же всё правильно оформить, да еще и не платить при этом 13% НДФЛ с этих сумм (чего нередко требует налоговая инспекция)?

Для проведения любой финансовой операции организации – юридическому лицу необходим документ, на основании которого бухгалтерия сможет произвести расходы, выдать наличные средства или перечислить их на лицевой счет. И тут необходимо вернуться к Договору с добровольцем, а здесь необходимо выделить только одно:

Для возможности возмещения затрат между организацией и добровольцем обязательно должен быть заключен Договор безвозмездного оказания услуг, в который включен пункт о возмещении затрат, связанных с выполнением работ!

Желательно при этом указать конкретные виды затрат, которые могут быть компенсированы. Например, этот пункт может звучать так:

п.N.N. Заказчик обязуется возместить Добровольцу следующие затраты, связанные с выполнением деятельности, указанной в п.N по предварительному согласованию на основании предоставленных платежных документов: оплата проезда до места выполнения работ, приобретение расходных материалов, изготовление фотографий, другие расходы по согласованию с Заказчиком.

Также в список возмещаемых затрат может быть включена оплата гостиницы или иные необходимые расходы.

Если планируется, что Доброволец будет использовать свой автомобиль для поездок и Организация хочет возместить ему затраты на бензин – необходимо указать это в тексте договора:

Заказчик обязуется возместить Добровольцу затраты на приобретение ГСМ при использовании личного автомобиля (желательно указать марку и государственный номер) для выполнения работ, указанных в п.N

В этом случае необходимо будет приложить к договору копию Технического паспорта транспортного средства, подтвердив таким образом наличие указанного автомобиля у Добровольца.

Как ни странно, но один из самых сложных для возмещения видов затрат – это расходы на питание добровольца. Дело в том, что Договор оказания услуг (он же Гражданско-правовой договор), которым является Договор с добровольцем, не предусматривает каких-либо «суточных». Если мы включим пункт о возмещении затрат на питание в текст, то оплатить их можно, но ИФНС потребует также выплатить и 13% НДФЛ на данную сумму, так как считает эти средства Доходом добровольца. Если организация готова это сделать – отлично! Но если бюджет не позволяет этого сделать, да еще бухгалтер отказывается брать на себя дополнительную работу (ведь ему придется начислить на каждого добровольца налог и подать данные в ИФНС)? Проще всего включать затраты на питание добровольцев в затраты Организации на проведение мероприятий. Например, проводится добровольческая акция, в рамках которой организация предоставляет всем участникам чай и пирожки, оплачивая всю сумму разом (заключив договор с какой-то организацией или приобретая пирожки за наличный расчет в магазине). В этом случае невозможно определить, сколько средств было потрачено на каждого отдельного добровольца (один съел два пирожка, второй три, а третий не ел пирожки, но пил чай), а значит и рассчитать необходимый для уплаты налог невозможно. Какой вариант выбрать – каждая Организация решает сама, в зависимости от своих возможностей.

Акт выполненных работ Добровольца

Следующим документом, без которого невозможно произвести компенсацию затрат Добровольцу, является Акт выполненных работ. Почему без него нельзя обойтись? Дело в том, что Гражданский кодекс четко указывает, что подтверждением выполнения работ по договору оказания услуг является именно этот документ, подписанный обеими сторонам. И неважно, что исполнитель не получает за это оплаты. Организация может использовать для этого стандартную (унифицированную) форму, исключив из неё пункт о стоимости работ, либо составить акт в свободной форме. В ряде случаев (например, для учета собственного вклада в социальный проект, выраженного в добровольном труде), можно указать эквивалент стоимости выполненных работ сразу в Акте.

Данным актом мы подтверждаем, что Доброволец действительно выполнил указанные в договоре работы (а не просто так провел время дома, ничего не делая).

После этого Доброволец должен передать Организации первичные платежные документы, подтверждающие произведенные затраты: кассовые и товарные чеки, иные документы в соответствии с правилами бухгалтерского учета и учетной политикой организации.

Акт признания затрат Добровольца

Но для выплаты средств необходимо составить еще один документ, в котором стороны признают произведенные расходы соответствующими тем работам, которые указаны в Договоре. А вдруг Ваш Доброволец вместо билетов в пансионат ветеранов передал в вашу бухгалтерию билеты того пригородного автобуса, на котором он ездит на дачу? Может быть, Вам и не жалко выплатить лишние средства, но в этом случае затраты не соответствуют договору и мы опять возвращаемся к вопросам о начислении и уплате НДФЛ (в этом случае полученная сумма будет являться доходом добровольца).

Никаких унифицированных форм для этого случая не существует. В СРОО ИЭКА «Поволжье» с недавних пор составляется документ под названием Акт признания затрат

Акт вместе с чеками, билетами и иными платежными документами передается в Бухгалтерию, где его оформляют в соответствии с правилами бух.учета и выдают через кассу организации Добровольцу деньги (либо, по желанию и согласованию с организацией, перечисляют на лицевой счет, карту и т.п.).

Итого, на одного добровольца получается 3 документа: Договор с Добровольцем (Договор безвозмездного оказания услуг), Акт выполненных работ по данному договору, Акт признания произведенных затрат. Следует также напомнить Добровольцу о том, какие именно документы принимаются к оплате за счет средств организации (чтобы не получилось так, что кто-то не получит возмещение потому что забыл взять кассовый чек и т.п.).

Кто-то может посчитать, что это слишком большая работа для бухгалтера и делопроизводителя организации, а может быть и сам доброволец откажется от возмещения затрат… Но знать, как можно оформить и возместить эти затраты должна каждая социально ориентированная некоммерческая организация, ведь часто добровольцы – наш самый активный и эффективный, а иногда и единственный «ресурс».