Правила внутреннего трудового распорядка НКО

Там, где есть труд (а покажите такую негосударственную некоммерческую организацию, в которой никто не трудится!), неизбежно возникают отношения между людьми по поводу этого труда, т.е. трудовые отношения, которые Трудовой Кодекс РФ определяет как «отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции…, подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда…» (ТК РФ, ст.15).

Специфика наших социально ориентированных некоммерческих организаций (далее — СО НКО) заключается в том, что руководители и постоянные активисты часто являются добровольцами, т.е. «физическими лицами, осуществляющими благотворительную деятельность в форме безвозмездного выполнения работ, оказания услуг» (Федеральный закон №135-ФЗ «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях», ст.5). Поэтому во многих организациях, особенно малочисленных общественных объединениях, считают, что такие понятия, как «дисциплина труда», «трудовой распорядок» могут только отпугнуть добровольцев… Нет «выполнения трудовой функции за плату» — не должно быть и «правил внутреннего трудового распорядка»…

 Эффективно работающая СО НКО появляется тогда, когда граждане — единомышленники не только договорились, какую именно важную социальную проблему и через какие виды деятельности они будут решать (и зафиксировали свои договоренности в Уставе), но и четко определили, как именно будут привлекать людей, кто за что отвечает и т.п. Безвозмездный труд или оплачиваемый использует организация, а без регулирования таких вопросов, как прием (работников или добровольцем) и увольнение/прекращение деловых отношений с добровольцем; основные права, обязанности и ответственность всех должностных лиц; режим работы в офисе; меры поощрения и взыскания – все равно не обойтись.

Именно эти вопросы и являются предметом «Правил внутреннего трудового распорядка» (ТК РФ, ст.189).

Если же Ваша организация привлекает достаточно средств и имеет постоянных оплачиваемых (штатных) сотрудников, отсутствие утвержденных работодателем (т.е. должностными лицами организации) с учетом мнения работников (ст.190 и 372 ТК РФ) «Правил внутреннего трудового распорядка» является прямым нарушением законодательства Российской Федерации, потому что:

• работник обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка (ст. 21 ТК РФ)
• работодатель имеет право требовать от работников соблюдения правил внутреннего трудового распорядка (ст. 22 ТК РФ)
• работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка при приеме на работу (ст.68 ТК РФ).

«Правила внутреннего трудового распорядка» (далее – ПВТР) как документ составляются в свободной форме, т.е. организация сама определяет его структуру. В среде Интернет можно найти много рекомендаций по составлению этого документа.

Содержание ПВТР

Содержание ПВТР в первую очередь должно отражать конкретизацию в конкретных процедурах, принятых в вашей организации, норм Трудового кодекса РФ.

Самый распространенный вариант содержания ПВТР, регулирующих вопросы в соответствии с ТК РФ, выглядит так:

1. Общие положения.
2. Трудовой договор.
3. Порядок приема, перевода и увольнения работников.
4. Основные права и обязанности работника и работодателя.
5. Рабочее время.
6. Время отдыха.
7. Поощрение работников.
8. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

ПВТР как локальный нормативный акт могут регулировать и другие вопросы деятельности, прямо не предусмотренные Трудовым кодексом РФ, но важные именно для вашей организации. 

Если у вашей организации нет одного постоянного и достаточного источника финансирования и, как правило, одновременно реализуются несколько проектов и программ за счет разных источников, вы неизбежно будете вынуждены использовать какие-то процедуры для распределения офисных затрат (аренда помещения или оплата коммунальных услуг, телефона, Интернета и пр.) по разным проектам;

Если в вашей организации бывает много посетителей, рано или поздно встанет вопрос организации их приема – кто первым встречает посетителя, в каких пределах и объемах оказывает ему помощь, как обеспечивается при необходимости взаимодействие специалистов вашей организации с посетителем…

Все эти процедуры также могут быть зафиксированы в ПВТР, и тогда формальная обязанность «ознакомить работника под роспись с Правилами ВТР при приеме на работу» становится эффективным способом сориентировать вновь принимаемого на работу сотрудника и впервые привлеченного в организацию добровольца в существующих в ней правилах и процедурах, в содержании деятельности.

Устав организации и ПВТР в совокупности любому заинтересованному лицу дадут полное представление о том, по каким направлениям и каким образом действует ваша организация. Если Устав определяет, ЧЕМ именно вы занимаетесь, то ПВТР показывают, КАК именно это происходит.

В отличие от Устава, который разрабатывается и утверждается учредителями, ПВТР составляются действующими руководителями и сотрудниками (или только руководителями, но с обязательным согласованием их содержания со всеми сотрудниками или их уполномоченными представителями).

Текст Устава обычно включает достаточно общие формулировки, рассчитанные на долговременное использование, поскольку внесение изменений в Устав – процедура сложная, требующая еще и финансовых затрат. Внесение изменений в ПВТР осуществляется внутри организации, что позволяет быстро реагировать на меняющиеся обстоятельства (включая изменения законодательства) и обеспечивать эффективное управление.

Творчески осмысленный в целях практического применения документ по содержанию может быть значительно расширен.

Какие именно существенные дополнения (по сравнению со стандартным содержанием) могут быть включены в ПВТР?

Привлечение добровольцев к деятельности организации

Данный раздел может определять, в каких случаях и кто принимает решение о привлечении добровольцев, как организуется их набор, кто и как учитывает труд добровольцев; в каких случаях с добровольцами заключается гражданско-правовой договор и какие вопросы он регулирует; какие возможности участия в деятельности СО НКО (помимо тех функций, ради которых привлечен доброволец) предоставляются; какими ресурсами СО НКО и на каких условиях доброволец может пользоваться (например, доступ к Интернет, копировальной технике, архивам и пр., что может использоваться для мотивации добровольца); кто именно из должностных лиц организации отвечает за привлечение добровольцев и организацию их эффективной деятельности и т.д.

Режим рабочего времени сотрудников

Наиболее распространенный в организациях и учреждениях (включая СО НКО) стандартный режим рабочего времени сотрудников – 8-часовой рабочий день с перерывом на обед при 5-дневной рабочей неделе. Этот режим мало соответствует реальной занятости руководителей и сотрудников негосударственных некоммерческих организаций: публичные мероприятия часто проводятся в выходные дни, при их подготовке в авральном режиме все работают «от рассвета до пока сил хватит»; в будние дни рабочие встречи проходят после 18.00, потому что их участники в течение дня заняты на основной работе… При этом у СО НКО, как правило, нет ресурсов, чтоб оплатить сверхурочную работу и работу в выходные дни, а если предоставлять реальные отгулы, то деятельность будет просто парализована…

Для таких случаев наиболее подходит режим гибкого рабочего времени (ТК РФ, ст. 102), когда начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня (смены) определяется по соглашению сторон и отрабатывается суммарное количества рабочих часов в течение соответствующих учетных периодов (рабочего дня, недели, месяца и других). Для каких должностей в СО НКО установлен режим гибкого рабочего времени, чему равен учетный период, в каких случаях при таком режиме работа считается сверхурочной – все эти вопросы могут быть отрегулированы в данном разделе ПВТР.

Учет рабочего времени сотрудников и добровольцев

Обычно в СО НКО учет рабочего времени осуществляется в соответствии с законодательством РФ в унифицированных формах табеля учета рабочего времени, где отражается общее количество ежедневно отработанных часов вне зависимости от того, по какому проекту/программе эти часы были отработаны. Однако часто возникает необходимость раздельного учета рабочего времени сотрудников – некоторые финансирующие организации требуют такого раздельного учета в соответствии с занятостью сотрудников, указанной в бюджете проекта.

Как именно и кто именно осуществляет раздельный учет отработанного времени, используются ли для этого какие-то специальные формы в дополнение к унифицированному табелю и другие возникающие при раздельном учете рабочего времени вопросы могут быть отражены в данном разделе ПВТР.

В этом же разделе должны найти отражение вопросы учета часов при режим гибкого рабочего времени, для чего используется суммированный учет рабочего времени (ТК РФ, ст. 104).

Основные правила работы в офисе

Этот раздел может устанавливать:

• режим работы офиса в отдельные дни недели, месяца или года — например, в санитарный день, в день еженедельной «планерки» и др.; определять правила контроля за порядком и чистотой оборудования и в местах общего пользования (компьютерный класс, ксерокс, обеденное пространство, включая посуду, состояние цветов и т.п.);
• правила приема и обработки входящей и исходящей информации, включая электронную почту и телефон (кто и какую именно информацию принимает, как и где фиксирует, как оформляются разные виды исходящей документации, кто отвечает за отбор и архивирование входящей и исходящей информации и др.)
• правила приема посетителей, в каких объемах и кем предоставляются текущие услуги посетителям (выдача документации, консультирование, предоставление возможности работы на компьютере и пр.)
• правила обеспечения безопасности информационных ресурсов офиса, включая архивы и библиотеки, информацию на персональных компьютерах
• правила обеспечения безопасности при использовании Интернет
• другие правила работы в офисе, важные для вашей организации.

Организация деятельности

Этот раздел может включать правила и процедуры, используемые в вашей организации при планирование, документировании деятельности и подготовке содержательных (программных) отчетов.

В разных СО НКО используются различные виды планов: стратегический план, тактический план по реализации стратегии, административный план (включает обязательные мероприятия — собрания Правления, общие собрания членов; семинары для сотрудников, сроки предоставления отчетов в контролирующие органы и др.), проектный план (план мероприятий проекта на период его исполнения), месячный план проекта, сводный месячный план программной деятельности (план всех мероприятий организации на предстоящий месяц) и др. Важно установить, кто и в какие сроки разрабатывает конкретный план; кем он утверждается и кто контролирует исполнение этого конкретного плана; в каких случаях и каким образом происходит корректировка планов. Соответственно, в данном разделе полезно прописать правила и процедуры подготовки и утверждения отчетов о деятельности, включая обязательные отчеты в регистрирующие органы и т.п.

Для сотрудников, работающих в режиме гибкого рабочего времени ГРВ, обязательно должно быть установлено производственное задание (пп. 4 и 5 «Рекомендаций по применению режимов гибкого рабочего времени на предприятиях, в учреждениях и организациях отраслей народного хозяйства», утвержденных Постановлением Госкомтруда СССР и секретариата ВЦСПС от 30 мая 1985 г. №162/12-55). В качестве такого задания может применяться индивидуальный план деятельности сотрудника на учетный период, утвержденный руководителем организации.

В каждой активно действующей СО НКО накапливается большой объем документации. Значительная часть документов подлежат архивированию в соответствии с федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). При проверках деятельности негосударственных некоммерческих организаций уполномоченными органами часто запрашиваются материалы мероприятий, проектов и программ. Для того, чтобы своевременно и без авралов готовить документы к архивированию и проверкам, полезно разработать и отразить в данном разделе состав материалов по осуществляемым мероприятиям на бумажных и электронных носителях, правила их оформления и комплектования, ответственных за эту работу.

Финансовое планирование

В соответствии со ст. 29 федерального закона «О некоммерческих организациях» (от 12 января 1996 года N 7-ФЗ) высший орган управления некоммерческой организацией утверждает финансовый план некоммерческой организации и внесение в него изменений. В связи с этим целесообразно предусмотреть в ПВТР процедуры и правила финансового планирования: какие бюджеты используются в организации (например, годовой бюджет организации и проектный бюджет), кто в каких случаях их разрабатывает; на основании каких показателей планируются расходы (например, по результатам анализа фактических показателей хозяйственно деятельности в предыдущий период; на основе показателей, характеризующие региональный уровень социально-экономического развития и др.); как распределяются между различными проектами общепроизводственные расходы (затраты на содержание помещения, банковское обслуживание, Интернет, абонентская плата за телефон и т.п.).