Часто наши добровольцы, выполняя свою работу, несут какие-то затраты: на оплату проезда (например, при поездке в пригородный пансионат), покупку расходных материалов (хозяйственный инвентарь для уборки). А еще, раз уж они работают для нас бесплатно целый день, неплохо было бы их покормить, а если доброволец приехал помочь в другой город – и поселить за счет организации в гостинице. Как же всё правильно оформить, да еще и не платить при этом 13% НДФЛ с этих сумм (чего нередко требует налоговая инспекция)?

Для проведения любой финансовой операции организации – юридическому лицу необходим документ, на основании которого бухгалтерия сможет произвести расходы, выдать наличные средства или перечислить их на лицевой счет. И тут необходимо вернуться к Договору с добровольцем, а здесь необходимо выделить только одно:

Для возможности возмещения затрат между организацией и добровольцем обязательно должен быть заключен Договор безвозмездного оказания услуг, в который включен пункт о возмещении затрат, связанных с выполнением работ!

Желательно при этом указать конкретные виды затрат, которые могут быть компенсированы. Например, этот пункт может звучать так:

п.N.N. Заказчик обязуется возместить Добровольцу следующие затраты, связанные с выполнением деятельности, указанной в п.N по предварительному согласованию на основании предоставленных платежных документов: оплата проезда до места выполнения работ, приобретение расходных материалов, изготовление фотографий, другие расходы по согласованию с Заказчиком.

Также в список возмещаемых затрат может быть включена оплата гостиницы или иные необходимые расходы.

Если планируется, что Доброволец будет использовать свой автомобиль для поездок и Организация хочет возместить ему затраты на бензин – необходимо указать это в тексте договора:

Заказчик обязуется возместить Добровольцу затраты на приобретение ГСМ при использовании личного автомобиля (желательно указать марку и государственный номер) для выполнения работ, указанных в п.N

В этом случае необходимо будет приложить к договору копию Технического паспорта транспортного средства, подтвердив таким образом наличие указанного автомобиля у Добровольца.

Как ни странно, но один из самых сложных для возмещения видов затрат – это расходы на питание добровольца. Дело в том, что Договор оказания услуг (он же Гражданско-правовой договор), которым является Договор с добровольцем, не предусматривает каких-либо «суточных». Если мы включим пункт о возмещении затрат на питание в текст, то оплатить их можно, но ИФНС потребует также выплатить и 13% НДФЛ на данную сумму, так как считает эти средства Доходом добровольца. Если организация готова это сделать – отлично! Но если бюджет не позволяет этого сделать, да еще бухгалтер отказывается брать на себя дополнительную работу (ведь ему придется начислить на каждого добровольца налог и подать данные в ИФНС)? Проще всего включать затраты на питание добровольцев в затраты Организации на проведение мероприятий. Например, проводится добровольческая акция, в рамках которой организация предоставляет всем участникам чай и пирожки, оплачивая всю сумму разом (заключив договор с какой-то организацией или приобретая пирожки за наличный расчет в магазине). В этом случае невозможно определить, сколько средств было потрачено на каждого отдельного добровольца (один съел два пирожка, второй три, а третий не ел пирожки, но пил чай), а значит и рассчитать необходимый для уплаты налог невозможно. Какой вариант выбрать – каждая Организация решает сама, в зависимости от своих возможностей.

Акт выполненных работ Добровольца

Следующим документом, без которого невозможно произвести компенсацию затрат Добровольцу, является Акт выполненных работ. Почему без него нельзя обойтись? Дело в том, что Гражданский кодекс четко указывает, что подтверждением выполнения работ по договору оказания услуг является именно этот документ, подписанный обеими сторонам. И неважно, что исполнитель не получает за это оплаты. Организация может использовать для этого стандартную (унифицированную) форму, исключив из неё пункт о стоимости работ, либо составить акт в свободной форме. В ряде случаев (например, для учета собственного вклада в социальный проект, выраженного в добровольном труде), можно указать эквивалент стоимости выполненных работ сразу в Акте.

Данным актом мы подтверждаем, что Доброволец действительно выполнил указанные в договоре работы (а не просто так провел время дома, ничего не делая).

После этого Доброволец должен передать Организации первичные платежные документы, подтверждающие произведенные затраты: кассовые и товарные чеки, иные документы в соответствии с правилами бухгалтерского учета и учетной политикой организации.

Акт признания затрат Добровольца

Но для выплаты средств необходимо составить еще один документ, в котором стороны признают произведенные расходы соответствующими тем работам, которые указаны в Договоре. А вдруг Ваш Доброволец вместо билетов в пансионат ветеранов передал в вашу бухгалтерию билеты того пригородного автобуса, на котором он ездит на дачу? Может быть, Вам и не жалко выплатить лишние средства, но в этом случае затраты не соответствуют договору и мы опять возвращаемся к вопросам о начислении и уплате НДФЛ (в этом случае полученная сумма будет являться доходом добровольца).

Никаких унифицированных форм для этого случая не существует. В СРОО ИЭКА «Поволжье» с недавних пор составляется документ под названием Акт признания затрат

Акт вместе с чеками, билетами и иными платежными документами передается в Бухгалтерию, где его оформляют в соответствии с правилами бух.учета и выдают через кассу организации Добровольцу деньги (либо, по желанию и согласованию с организацией, перечисляют на лицевой счет, карту и т.п.).

Итого, на одного добровольца получается 3 документа: Договор с Добровольцем (Договор безвозмездного оказания услуг), Акт выполненных работ по данному договору, Акт признания произведенных затрат. Следует также напомнить Добровольцу о том, какие именно документы принимаются к оплате за счет средств организации (чтобы не получилось так, что кто-то не получит возмещение потому что забыл взять кассовый чек и т.п.).

Кто-то может посчитать, что это слишком большая работа для бухгалтера и делопроизводителя организации, а может быть и сам доброволец откажется от возмещения затрат… Но знать, как можно оформить и возместить эти затраты должна каждая социально ориентированная некоммерческая организация, ведь часто добровольцы – наш самый активный и эффективный, а иногда и единственный «ресурс».

Никого уже не удивляет документ «Договор с добровольцем», множество некоммерческих организаций оформляют их в большом количестве. Тем не менее, вопросы о его необходимости и целесообразности возникают часто, особенно у «юных» НКО или организаций, недавно получивших статус юридических лиц.

В соответствии со статьей 7.1. Федерального закона №135-ФЗ «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях», условия осуществления добровольцем благотворительной деятельности от своего имени, или условия его участия в благотворительной деятельности юридического лица могут быть закреплены в гражданско-правовом договоре (в первом случае — с благополучателем, во втором — с юридическим лицом, осуществляющим благотворительную деятельность).

Обратите внимание — именно «могут быть закреплены»! То есть никто не вправе заставить добровольца заключать такой договор, если он по каким-либо причинам не хочет этого делать. И если Вам, как добровольцу, навязывают в обязательном порядке заключение договора, в котором Вас что-то не устраивает — Вы имеете полное право отказаться, но выполнять при этом свою добровольческую (благотворительную) деятельность.

Так зачем же нужен Договор, если он не обязателен?

Все дело в том, что данные договоры могут предусматривать возмещение связанных с их исполнением расходов добровольцев на наем жилого помещения, проезд до места назначения и обратно, питание, оплату средств индивидуальной защиты, уплату страховых взносов на добровольное медицинское страхование добровольцев при осуществлении ими добровольческой деятельности.

То есть на основании Договора, благополучатель или юридическое лицо, осуществляющее благотворительную деятельность (в нашем случае — некоммерческая организация), может оплатить добровольцу проезд, обеспечить его спец.одеждой, инвентарем, расходными материалами, питанием, проживанием и даже страховкой жизни и здоровья в случае необходимости.

Например, ваши добровольцы проводят новогодний праздник в детском доме. Для этого им как минимум надо сделать или взять в аренду костюмы Деда Мороза и Снегурочки, приехать в офис вашей НКО, чтобы забрать собранные для детей подарки, отвезти их и доехать самим до детского дома и обратно, найти где-то фото-технику для новогодней фотосъемки, напечатать и раздать детям праздничные фотографии. В этой ситуации ваша НКО может нанять транспорт, который отвезет добровольцев вместе с подарками до нужного адреса и увезет обратно (или хотя бы возместить стоимость проезда на общественном транспорте), возьмет в аренду костюмы, возместит стоимость напечатанных фотографий и т.п.

Или, может быть, ваши добровольцы помогают пожилым гражданам, проживающим в частном секторе, провести весеннюю уборку придомового участка. Им не нужна оплата проезда (они живут рядом), но может понадобиться инвентарь (лопаты, грабли, тачки) и расходные материалы (перчатки, мешки для мусора).

А если говорить о деятельности добровольных бригад спасателей и пожарных дружин? Тут уже, кроме значительных средств на обеспечение (аптечки, спец.одежда, специальное снаряжение) не обойтись без страхования жизни и здоровья, а также предварительного обучения и инструктажа.

Все это можно приобрести, провести и оформить для ваших добровольцев только на основании договоров с ними!

Что же это за документ — договор с добровольцем?

135-ФЗ указывает, что это гражданско-правовой договор — то есть обычный договор о выполнении работ или оказании услуг, регулируемый Гражданским кодексом РФ, за одним исключением — выполнение работ не оплачивается. В связи с этим, как правило, такой договор называется «Договором о безвозмездном выполнении работ / оказании услуг» (однако следует учесть, что такого понятия в ГК РФ не существует и при составлении документа будет необходима ссылка на 135-ФЗ).

По договору с добровольцем (договору безвозмездного оказания услуг) исполнитель обязуется по заданию заказчика безвозмездно оказать услуги (выполнить работы или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется организовать указанную деятельность, обеспечить исполнителя необходимыми техническими средствами и расходными материалами, либо возместить затраты добровольца по её осуществлению.

Как и любой гражданско-правовой договор, договор с добровольцем в соответствии с ГК РФ имеет определенные условия:

  • является срочным, есть заключается на определенный период времени;
  • содержит описание конкретного объема и условий выполнения работ исполнителем;
  • основанием для возмещения затрат и подтверждением оказанных услуг является «Акт выполненных работ», подписанный обеими сторонами;
  • заказчик вправе отказаться от исполнения договора при условии оплаты исполнителю фактически понесенных им расходов;
  • исполнитель вправе отказаться от исполнения обязательств по договору лишь при условии полного возмещения заказчику убытков.

Обратите внимание два последних пункта — обычно их не включают в договоры с добровольцами, но это прямые нормы ГК РФ, которые действуют независимо от их наличия в документе.

Что они означают? Что если доброволец уже начал выполненять указанную в договоре деятельность, но по каким-то причинам организация или сам благополучатель решили расторгнуть договор, то уже понесенные добровольцем затраты они должны будут возместить. Например, доброволец по договору с вашей НКО приехал делать уборку в квартире пожилого человека, но его туда не впустили — организация все равно должна возместить ему затраты на проезд.

Учтите, что возможна и обратная ситуация — ваша НКО оплатила исполнителю проезд (например, купила проездной билет), а он передумал и не хочет ехать. Хорошо, если билет не именной или еще есть время его сдать или переоформить, а если нет? Или, что бывает даже чаще — организация оплатила обучение добровольца, а он после этого ни разу не пришел выполнить работы, для которых его обучали. В этой ситуации НКО вправе потребовать возврата уже затраченных средств (т.е. понесенных убытков).

Какие дополнительные пункты стоит включить в договор с добровольцем?

Все зависит от вида и характера выполняемых работ (предоставляемых услуг), но в любом случае стоит включить:

  • обязанность добровольца предоставить подтверждение выполнения работ (это может быть подпись благополучателя или координатора добровольцев в журнале регистрации, фотографии выполненных работ и т.п.);
  • обязанность заказчика возместить затраты добровольца или предоставить ему необходимые технические средства и расходные материалы (и указать условия этого, например — возмещение затрат на проезд производится только после предоставления билетов, либо заказчик сам заранее приобретает билеты);
  • дополнительные требования к качеству выполнения работы добровольцем, если это необходимо (эти требования можно не включать в сам договор, но подробно перечислить в прилагаемом к нему техническом задании);
  • обязанности заказчика предоставить отзыв о работе добровольца или справку о выполнении им работ (данные документы могут быть использованы как подтверждение опыта работы при трудоустройстве).

Договор по согласию сторон может быть дополнен множеством других условий, связанных с особенностями данного вида благотворительной деятельности: обязательство НКО по страховании жизни и здоровья исполнителя, обязательство исполнителя о неразглашении конфиденциальной информации или личных данных благополучателей, обязательства соблюдать санитарные требования или регламент предоставления услуги и т.п.

А нужно ли заключать с добровольцем договор?

Может быть, кому-то покажется, что необходимость заключения договора, тем более содержащего серьезные требования, отпугнет добровольцев. Но давайте посмотрим на ситуацию объективно: если человек действительно готов выполнять какую-то работу безвозмездно, то он готов и принимать на себя обязательства, с этим связанные (причем как по качеству выполняемой работы, так и по своему поведению в процессе и даже после её выполнения). И в то же время, ни для кого не секрет, что встречаются и «недобросовестные добровольцы», которые активно участвуют во всех мероприятиях и проектах ровно до тех пор, пока от них не требуется реальной деятельности. Также как и готовому трудиться на благо общества человеку может встретиться «недобросовестный благополучатель» или «недобросовестная НКО», которые откажутся от возмещения затрат или поступят как-то некорректно по отношению к добровольцу.

Конечно, при заключении договора надо будет объяснить потенциальному добровольцу все пункты и не забыть указать, что они защищают и его права тоже.

Это потребует от сотрудников и координаторов добровольческой деятельности вашей НКО определенных усилий и затрат времени, но обеспечит соблюдение интересов всех трех сторон: добровольца, вашей организации и благополучателя.

Образец договора с добровольцем

Образец Акта к Договору с добровольцем

Добровольный труд и сами добровольцы – один из основных ресурсов социально ориентированных некоммерческих организаций. Именно благодаря добровольному труду неравнодушных людей решается множество самых разных задач – от уборки территории и организации мероприятий до предоставления специализированных консультаций.

Так кто же такие добровольцы с точки зрения Законодательства РФ?

Добровольцы — это физические лица, осуществляющие благотворительную деятельность в форме безвозмездного выполнения работ, оказания услуг (добровольческой деятельности). Федеральный закон №135-ФЗ «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях».

Вроде бы все просто – если кто-то осуществляет работы или оказывает услуги безвозмездно, то есть даром, то он уже является добровольцем. Однако 135 Федеральный закон уточняет, что благотворительная деятельность осуществляется только в следующих целях:

  • Социальная поддержка и защита граждан, включая улучшение материального положения малообеспеченных, социальную реабилитацию безработных, инвалидов и иных лиц, которые в силу своих физических или интеллектуальных особенностей, иных обстоятельств не способны самостоятельно реализовать свои права и законные интересы;
  • Подготовка населения к преодолению последствий стихийных бедствий, экологических, промышленных или иных катастроф, к предотвращению несчастных случаев;
  • Оказание помощи пострадавшим в результате стихийных бедствий, экологических, промышленных или иных катастроф, социальных, национальных, религиозных конфликтов, жертвам репрессий, беженцам и вынужденным переселенцам;
  • Содействие укреплению мира, дружбы и согласия между народами, предотвращению социальных, национальных, религиозных конфликтов;
  • Содействие укреплению престижа и роли семьи в обществе;
  • Содействие защите материнства, детства и отцовства;
  • Содействие деятельности в сфере образования, науки, культуры, искусства, просвещения, духовному развитию личности;
  • Содействие деятельности в сфере профилактики и охраны здоровья граждан, а также пропаганды здорового образа жизни, улучшения морально-психологического состояния граждан;
  • Содействие деятельности в сфере физической культуры и массового спорта;
  • Охрана окружающей среды и защита животных;
  • Охрана и должное содержание зданий, объектов и территорий, имеющих историческое, культовое, культурное или природоохранное значение, и мест захоронения;
  • Подготовка населения в области защиты от чрезвычайных ситуаций, пропаганда знаний в области защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций и обеспечения пожарной безопасности;
  • Социальная реабилитация детей-сирот, детей, оставшихся без попечения родителей, безнадзорных детей, детей, находящихся в трудной жизненной ситуации;
  • Оказание бесплатной юридической помощи и правового просвещения населения;
  • Содействие добровольческой деятельности;
  • Участие в деятельности по профилактике безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних;
  • Содействие развитию научно-технического, художественного творчества детей и молодежи;
  • Содействие патриотическому, духовно-нравственному воспитанию детей и молодежи;
  • Поддержка общественно значимых молодежных инициатив, проектов, детского и молодежного движения, детских и молодежных организаций;
  • Содействие деятельности по производству и (или) распространению социальной рекламы;
  • Содействие профилактике социально опасных форм поведения граждан.

При этом направление денежных и других материальных средств, оказание помощи в иных формах коммерческим организациям, а также поддержка политических партий, движений, групп и кампаний благотворительной деятельностью не являются.

А также запрещено проводить одновременно с благотворительной деятельностью предвыборную агитацию и агитацию по вопросам референдума.

То есть человек, безвозмездно занимающийся агитацией за какую-то политическую партию, добровольцем уже никак не является. Также как и сотрудник коммерческой организации, вышедший на субботник по уборке её территории. Зато тот же самый человек, занимающийся очисткой от мусора территории ближайшего озера, уже становится добровольцем, потому что осуществляет деятельность по охране окружающей среды. Если мы раздаем листовки с рекламой приюта для бездомных животных – мы добровольцы, а если это реклама товара или коммерческой организации (даже если делаем это безвозмездно) – уже нет. И так далее.

С какого момента человек становится добровольцем?

Всё просто: как только мы начинаем выполнять какие-то работы, соответствующие целям благотворительной деятельности, бесплатно – из обычных граждан и работников мы превращаемся в добровольцев. В законодательстве даже закреплено наше право «беспрепятственно осуществлять благотворительную деятельность на основе добровольности и свободы выбора ее целей». Более того, никто не вправе ограничивать нашу свободу выбора целей благотворительной деятельности и форм её осуществления (это закреплено в п.3 статьи 4 Федерального закона №135-ФЗ).

 

Главной причиной, из-за которой большинство некоммерческих организаций предпочитает не заключать Трудовых договоров с сотрудниками, является отсутствие постоянных источников финансирования деятельности, и, как следствие, невозможность регулярно выплачивать заработную плату.

Но как же быть организации, которая имеет периодическое финансирование (например, гранты или субсидии) и хочет предоставить своим сотрудникам все социальные гарантии? Выход есть – заключение срочных трудовых договоров на период реализации проекта или программы.

Основания для заключения Срочного трудового договора

ТК РФ включает несколько оснований, по которым может быть заключен срочный трудовой договор, но для НКО актуальны лишь некоторые (с полным списком можно ознакомиться в статье 59 ТК РФ).

1. Срочный трудовой договор заключается для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя (реконструкция, монтажные, пусконаладочные и другие работы), а также работ, связанных с заведомо временным (до одного года) расширением производства или объема оказываемых услуг.

Все дополнительные к основной деятельности проекты и программы можно рассматривать как расширение производства. При этом все они, как правило, имеют продолжительность до года и полностью соответствуют данному пункту. Поэтому штатные сотрудники проекта могут работать в нем по срочным трудовым договорам.

 

2. По соглашению сторон срочный трудовой договор может быть заключен с руководителями, заместителями руководителей и главными бухгалтерами организаций, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности;

Так как полномочия руководителя, как правило, имеют определенный срок действия (который прописан в Уставе организации), то и трудовой договор может быть заключен только на этот срок. Например, если в вашей НКО есть средства на регулярную выплату административной заработной платы директору, с ними имеет смысл заключить срочный трудовой договор на срок действия его полномочий.

3. По соглашению сторон срочный трудовой договор может быть заключен с лицами, поступающими на работу по совместительству.

Если ваши сотрудники имеют другое постоянное место работы, Вы можете официально заключить с ними срочный трудовой договор, т.к. они будут работать в вашей НКО по совместительству.

Срок действия Трудового договора

Срочный трудовой договор может быть заключен на срок не более 5 лет.

Минимального срока, установленного для срочных трудовых договоров, ТК РФ не регламентирует. Получается, что даже для работы в кратковременном проекте (один-два месяца) сотрудник может быть принят именно по срочному трудовому договору.

Особенности оформления срочных трудовых договоров при наличии нескольких источников финансирования

Нередко в деятельности НКО бывает ситуация, когда одни и те же сотрудники выполняют схожие функции по нескольким проектам, финансируемым из различных источников. Как же оформляются трудовые отношения в этих случаях?

В этом случае к основному трудовому договору оформляются дополнительные соглашения, с указанием дополнительных функций (или объема расширения основных), а также источника финансирования и размера оплаты труда.

Основным в данном случае считается договор, заключенный первым. Если же продолжительность второго договора превышает продолжительность первого, то дополнительное соглашение оформляется только на период действия первого договора. После его расторжения (истечения срока действия) необходимо будет заключить новый трудовой договор по второму источнику финансирования. Аналогичным образом оформляются трудовые отношения по третьему, четвертому и т.д. проекту.

Почему возникает необходимость в такой сложной схеме, ведь намного проще было бы продлить основной трудовой договор или оформить перевод с должности на должность? Ответ прост: если срочный трудовой договор не расторгнут после истечения срока действия (или имеется хотя бы одно продление его срока) – то он будет считаться бессрочным. А это значит, что организация обязана будет выплачивать указанную в основном договоре заработную плату работнику (как, впрочем, и работник должен будет выполнять свои функции по нему) независимо от завершения проекта, наличия средств или иных условий.

Трудовой договор как документ

Теперь, после того, как стали понятны основные «подводные камни» и Вы готовы принять в свою НКО сотрудников по Трудовому договору, нужно оформить его как документ. Трудовой кодекс дает нам список обязательного содержания, которое по необходимости может быть дополнено дополнительными пунктами и условиями (однако по ТК РФ, данные условия не должны ухудшать положение работника по сравнению с установленным законодательством).

В данном разделе даны рекомендации по включению в Трудовой Договор дополнительных разделов и условий, основанные на двадцатилетнем опыте работы СРОО ИЭКА «Поволжье», прошедшей за это время несколько проверок различных контролирующих органов и специальный аудит реализуемых программ.

В трудовом договоре ОБЯЗАТЕЛЬНО указываются:

  1. Фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица), заключивших трудовой договор;
  2. Сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица (серия и номер, когда и кем выдан документ);
  3. Идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
  4. Сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
  5. Место и дата заключения трудового договора.

В случае заключения Срочного Трудового договора для выполнения функций, связанных с реализацией конкретного проекта, РЕКОМЕНДУЕТСЯ указать:

  1. Название проекта либо реквизиты (номер и дату) соглашения о финансировании;
  2. Источник финансирования (наименование финансирующей организации, программу, в рамках которой осуществляется финансирование и т.п.);
  3. Период реализации проекта в случае, если основанием заключения срочного трудового договора является расширение деятельности организации.

Необходимость включения данных сведений в договор обусловлена, в первую очередь, требованием ведения раздельного учета (как кадрового, так и финансового) по каждому из проектов или программ социально-ориентированной некоммерческой организацией.

Согласно ТК РФ, обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:

1. Место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, — место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;

2. Трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);

4. Дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, — также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом;

5. Условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

6. Режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);

7. Компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;

8. Условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

9. Условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами;

10. Другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Некоторые из этих условий практически не актуальны для СО НКО (например, пункты 7 и 9, связанные с компенсациями и дополнительным социальным страхованием), другие будут в любом случае присутствовать в Трудовом договоре.

Пункт 8 «Условия, определяющие в необходимых случаях характер работы», является обязательным только в случае, если данные условия для конкретной должности не установлены Правилами внутреннего трудового распорядка организации. Это условие дает возможность более гибко определять содержание работы сотрудника, а также предусматривать компенсации, связанные с выполнением трудовых функций. Например, если деятельность по проекту связана с постоянными поездками по городу или области, в трудовой договор может быть включено условие о разъездном характере работы, что позволит компенсировать сотруднику понесенные затраты на проезд.

РЕКОМЕНДУЕТСЯ также включить в Трудовой договор следующие условия:

1. Процент занятости сотрудника в данном проекте, т.к. при реализации нескольких проектов, как правило, объем рабочего времени конкретного исполнителя распределяется в определенных долях на каждый из них;

2. Дополнительные условия, связанные со спецификой выполняемых проектов и программ организации (например, в обязанности работодателя может быть включена компенсация затрат на доступ в Интернет и мобильную связь при разъездном характере работы или при работе на дому и т.п.).

Таким образом, дополняя обязательные элементы содержания Трудового договора, организация может предусмотреть специфику деятельности и каждой программы, тем самым обеспечив качественное выполнение работы и правильное ведение кадрового и бухгалтерского учета.

 

Каждый руководитель некоммерческой организации должен помнить о следующей норме Трудового Кодекса Российской Федерации: «трудовые отношения между работником и работодателем возникают также на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен». То есть даже если в вашей организации в принципе не ведется документооборот и отсутствует какая-либо заработная плата, но актив или члены реализуют какую-либо деятельность – в силу вступают все нормы и требования законодательства о Труде.

Трудовой договор или договор возмездного оказания услуг?

В любой организации есть два варианта оформления отношений с работниками: трудовой договор и договор возмездного оказания услуг (также нередко именуемый «гражданско-правовым», общепринятое сокращение его наименования - ГПД). Чаще всего стараются применять именно второй документ – из-за его простоты, отсутствия дополнительных обязательств (как со стороны работодателя, так и работника), отсутствия необходимости соблюдать нормы и требования трудового законодательства.

И если в случае оформления отношений с консультантами и работниками, выполняющими разовые работы, сомнений нет, то когда речь идет о постоянных сотрудниках организации и проекта все не так просто. Согласно ТК РФ, регулярное выполнение определенного вида работ или работа в конкретной должности с определением выполняемых функций однозначно относится к Трудовому законодательству, а не гражданско-правовому.

Очень часто постоянные сотрудники в некоммерческих организациях много лет работают только по договорам возмездного оказания услуг, что связано с одной единственной особенностью: большинство НКО не имеют регулярного финансирования и не могут выплачивать заработную плату ежемесячно в одинаковом размере. Гражданско-правовой договор легко позволяет решить эту ситуацию - оплата труда производится по мере поступления финансовых средств несколько раз в год или каждый месяц в разных суммах.

Прежде чем полностью перейти на работу по договорам возмездного оказания услуг, следует учесть следующее:

1. В случае, если имеются основания для заключения Трудового договора, но трудовые отношения оформлены в форме договора возмездного оказания услуг, государственная инспекция по Труду рассматривает ситуацию как НАМЕРЕННОЕ уклонение от выполнения работодателем своих обязательств (что влечет за собой соответствующие санкции).

2. При использовании договора возмездного оказания услуг, ваши сотрудники не будут иметь права на получение пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком и т.п.

3. Для включения периода работы по договору возмездного оказания услуг  в общий трудовой стаж, работник обязан предоставить в Пенсионный фонд РФ подтверждающий документ (справку).

Альтернативой Договору возмездного оказания услуг является Срочный трудовой договор, заключаемый на период реализации конкретного проекта или другой ограниченный период времени (когда в вашей НКО имеются средства на регулярную выплату заработной платы).

Решить, что важнее: удобство и простота использования документа или социальная защита и гарантии для сотрудников, каждый руководитель НКО должен сам. Что важнее: удобство для руководителя или социальные гарантии сотрудникам? Однозначно нельзя при этом решении руководствоваться только небольшой разницей в размере страховых взносов во внебюджетные фонды или общим мнением о том, что ГПД гораздо лучше.

Особенности Трудовой договор Договор возмездного оказания услуг
Регламентирующий документ Трудовой кодекс Российской Федерации Гражданский кодекс Российской Федерации
Определение Соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя. По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги.
Вид работ Регулярное выполнение определенного вида работ, работа в конкретной должности с определением выполняемых функций Определенный объем работ, разовое выполнение работ
Продолжительность Бессрочный, срочный (с ограниченным сроком действия) Срочный (с ограниченным сроком действия)
Условия расторжения договора Жестко регламентируются ТК РФ (статья 77). 1. Заказчик вправе отказаться от исполнения договора возмездного оказания услуг при условии оплаты исполнителю фактически понесенных им расходов. 2. Исполнитель вправе отказаться от исполнения обязательств по договору возмездного оказания услуг лишь при условии полного возмещения заказчику убытков.
Социальные выплаты, пособия В полном объеме в соответствии с ТК РФ: оплачиваемый отпуск, пособия по временной нетрудоспособности, пособия по уходу за ребенком и т.д. Отсутствуют
Сопровождающие документы Приказ о приеме на работу/увольнении сотрудника Отсутствуют
Основание для выплаты заработной платы/ оплаты выполненных работ Табель учета рабочего времени Акт выполненных работ
Учет стажа работы Запись о работе вносится в трудовую книжку и учитывается как рабочий стаж Запись о работе не вносится в трудовую книжку, но учитывается как рабочий стаж.
Правила внутреннего трудового распорядка Работник обязан выполнять правила внутреннего трудового распорядка организации Работник НЕ обязан выполнять правила внутреннего трудового распорядка организации
Налогообложение Общая ставка страховых взносов во внебюджетные фонды составляет 30,2% Общая ставка страховых взносов во внебюджетные фонды составляет 27,1% (не уплачиваются взносы в Фонд социального страхования)
Дополнительные обязанности работодателя Ведение трудовых книжек и их учета Отсутствуют

 

Кадровое делопроизводство в социально-ориентированной некоммерческой организации имеет несколько отличий от других форм юридических лиц. Вызваны эти отличия не законодательными требованиями, а особенностями деятельности и финансирования СО НКО, в первую очередь – необходимостью вести раздельный учет средств по источникам их поступления (проектам, программам). В остальном СО НКО подчиняется общим требованиям по ведению кадровой документации.

Обязанности по ведению кадрового учета изначально лежат на непосредственном руководителе организации (лице, имеющем право действовать от имени СО НКО без доверенности). При необходимости правилами Внутреннего трудового распорядка или специальным приказом данные обязанности могут быть возложены на любую должность, имеющуюся в организации. Чаще всего кадровый учет в СО НКО ведет бухгалтер организации (т.к. многие вопросы и документы кадрового учета тесно связаны с оплатой труда), но это может быть и другой сотрудник.

Есть ли смысл назначать в качестве ответственного по кадрам кого-то кроме руководителя? Это зависит только от самой СО НКО, её структуры, объемов деятельности. Следует учитывать, что при активной деятельности и большом количестве проектов объем документации значителен, а для обеспечения раздельного учета средств необходимо соблюдать в ней порядок и вовремя оформлять всё необходимое.

Какие функции могут быть возложены на сотрудника, ответственного за ведение кадрового учета?

  1. Составление документов, включая трудовые и гражданско-правовые договоры, акты выполненных работ, приказы по организации (приказы на командировки, отпуска, доплаты  и пр.);
  2. Заполнение и ведение трудовых книжек;
  3. Учет рабочего времени сотрудников и добровольцев организации.

Все документы, составленные ответственным за ведение кадрового учета сотрудником, заверяются подписью руководителя организации (кроме записей в Трудовой книжке).

ВЕДЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Несмотря на все планы Правительства РФ, Трудовая книжка как документ по прежнему является обязательным (именно на её основании Пенсионный фонд РФ определяет общий рабочий стаж сотрудника). В неё вносятся записи о приеме и увольнении сотрудника, поощрениях и взысканиях (выговорах), но все это относится только к сотрудникам, работающим по Трудовым договорам (бессрочным или срочным). Сведения о гражданско-правовых договорах в Трудовые книжки не вносятся.

Все вопросы ведения, заполнения, учета и хранения Трудовых книжек регламентируются двумя документами:

  1. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, последняя редакция от 19.05.2008 N 373);
  2. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69).

Эти документы и формы сопроводительных документов (журнал учета движения трудовых книжек и т.п.) доступны в любой информационно-правовой базе, включая их интернет-версии, поэтому рассматривать правила ведения и заполнения трудовых книжек не будем.

Единственная особенность, связанная с деятельностью СО НКО заключается в том, что при необходимости в записи о приеме на должность сотрудника может быть указано название проекта (например «Принят на должность руководителя проекта «___»). Опыт СРОО ИЭКА «Поволжье» показывает, что Инспекция по Труду не считает данную запись неверной, но и не указывает на обязательность указания проекта в должности.

Что необходимо учитывать специалисту, отвечающему за ведение трудовых книжек?

Во первых, в трудовых Книжках не допускаются исправления, поэтому лучше лишний раз свериться с Инструкцией.

Во вторых, в трудовую книжку вносятся все записи, связанные с приемом, увольнением, изменением должности сотрудника. То есть, если ваши сотрудники работают по срочным трудовым договорам, то в Трудовую книжку должны быть внесены записи о приеме и увольнении по каждому из них (даже если за год их несколько штук)!

В третьих, в случае неверно оформленных записей или утраты бланка Трудовой книжки, сотрудник имеет право потребовать внесения исправлений или выдачи её дубликата.

Может показаться, что ведение Трудовых книжек – очень сложная процедура, многие организации не заключают Трудовых договоров со своими сотрудниками именно из-за этого. На самом деле, при грамотном и своевременном оформлении всех кадровых документов, ведение Трудовой книжки не доставляет сложностей, а её наличие дает вашим сотрудникам определенные возможности (даже банки при выдаче кредитов зачастую требуют представить трудовую книжку, не говоря уже о Пенсионном фонде РФ).

КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ СО НКО

Все основные унифицированные формы документов кадрового учета утверждены Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике №1 от 5 января 2004 года «Об утверждении унифицированных форм» (последняя редакция от 19.05.2008 N 373). Найти его можно в любой информационно-правовой базе данных, там же можно скачать сами формы в форматах *.rtf (текстовые документы) и *.xls (документы MS Exel).

Все особенности оформления данных документов СО НКО связаны, опять же, с требованиями по ведению раздельного учета средств и рабочего времени сотрудников.

Учет рабочего времени сотрудников СО НКО

Каждая организация должна вести учет рабочего времени сотрудников работающих по Трудовым договорам), более того – основанием для начисления заработной платы является такой документ, как Табель учета рабочего времени.

Для учета рабочего времени предлагается 2 унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Для учета рабочего времени в СО НКО (с целью ведения раздельного учета), можно рекомендовать использование формы Т-12 с указанием фактически отработанных сотрудником часов.

Из опыта СРОО ИЭКА «Поволжье» по одновременной реализации различных проектов и программ, а также опыта пройденных проверок и аудита Доноров и консультаций со специалистами Инспекции по труду можно рекомендовать СО НКО следующее.

По каждому проекту может быть оформлен Табель учета рабочего времени с указанием названия проекта (либо номера и даты соглашения о финансирования) в графе «Структурное подразделение». В данном документе будут учтены часы сотрудников, отработанные только по данному проекту.

Необходимо также оформить и регулярно вести один общий табель учета рабочего времени, в котором будет суммировано всё рабочее время каждого сотрудника. Именно этот табель является основным документов учета рабочего времени и должен храниться в организации не менее 12 месяцев. При этом следует учесть, что в данном документе отражается только оплачиваемое рабочее время, часы, отработанные вашими сотрудниками в качестве добровольцев включать в общий Табель не следует.

Эту же форму документа можно использовать в качестве Личного Табеля учета рабочего времени сотрудника.

Личный табель учета рабочего времени

Российское законодательство не требует ведения Личных табелей, более того, не существует такого документа (официально утвержденного бланка).  Так зачем усложнять себе работу и увеличивать количество документации?

Во первых, при ведении Индивидуального учета рабочего времени Вы всегда будете точно знать общий процент занятости сотрудника (а это важная информация, так как по законодательству РФ не допускается значительного превышения нагрузки без дополнительной оплаты и т.д.).

Во вторых, не будет возникать путаницы при составлении Табелей по проектам и программам у специалиста, отвечающего за ведение кадровой документации. Как правило, личный учет рабочего времени ведет сам сотрудник, а потом уже специалист по кадрам вносит данные в общие табели (данный процесс можно полностью автоматизировать за счет средств MS Office или аналогичных пакетов программ).

В третьих, в Личный Табель можно включить учет добровольного труда. В случае, если в какой-либо проект Вы закладываете добровольный труд сотрудников в качестве собственного вклада, его будет необходимо каким-то образом подтвердить в момент предоставления отчетов. Если в СО НКО ведутся Личные Табели учета рабочего времени, где имеется строка «Добровольный труд» или просто указана должность по проекту, то именно этот документ и будет являться подтверждением.

Документы, связанные с приемом и увольнением сотрудников.

Предположим, Ваша СО НКО получила средства на реализацию проекта и теперь принимает на работу (а по завершении проекта увольняет) необходимых для его реализации специалистов. Какие же документы необходимо оформить?

1. Штатное расписание проекта и Приказ о его утверждении

В Штатное расписание проекта вносятся все оплачиваемые должности, участвующие в реализации проекта с указанием названия проекта, периода действия данного Штатного расписания, ставок оплаты и процента занятости сотрудников. Именно на основании этого документа в дальнейшем осуществляется прием специалистов на работу в СО НКО. Штатное расписание утверждается приказом по организации (за подписью руководителя).

Почему важно всегда составлять Штатное расписание? Дело в том, что как правило проекты и программы СО НКО имеют продолжительность не более 1 года, в результате чего возникают основания для заключения Срочных трудовых договоров с сотрудниками по основанию «выполнение работ, связанных с заведомо временным (до одного года) расширением производства или объема оказываемых услуг» (см. тему «Трудовой договор»). На основании Штатного расписания подготавливаются договоры и принимаются сотрудники, поэтому срок его действия также подтверждает именно временный характер работ.

Для каждого реализуемого в СО НКО проекта обязательно должно быть оформлено Штатное расписание.

2. Приказ о приеме сотрудника

Для этого приказа используются унифицированные формы. При условии приема специалиста на работу в конкретном проекте, в приказе обязательно надо указать название проекта (или номер соглашения о финансировании), срок, на который сотрудник принимается, ставку оплаты и процент занятости.

3. Приказ — уведомление об увольнении, в связи с истечением срока Срочного Трудового договора.

Согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации, работодатель обязан уведомить сотрудника об увольнении в связи с истечением Срочного трудового договора не менее, чем за 3 дня. Следует учесть, что существует норма ТК РФ, согласно которой если уведомление не было произведено, приказ об увольнении не подписан и фактически деятельность сотрудника продолжается, то Договор получает статус бессрочного. Унифицированной формы для этого документа не существует, он составляется в свободной форме с обязательным указанием основания увольнения (включая ссылку на статью ТК РФ). Данный приказ подписывается руководителем организации, а каждый упомянутый в документе сотрудник должен оставить свою подпись, подтвердив таким образом факт уведомления об увольнении (рекомендуется также указывать дату уведомления каждого сотрудника рядом с подписью). Также в документе можно указать специалиста, ответственного за уведомление сотрудников организации.

4. Приказ об увольнении сотрудника.

Используется унифицированная форма документа с обязательным включением в него должности, с которой увольняется сотрудник, реквизитов Трудового договора, основания для увольнения (указывается только пункт и формулировка статьи 77 ТК РФ, например «Пункт 2 статьи 77 ТК РФ «Истечение срока Трудового договора»), даты увольнения (датой увольнения считается последний рабочий день сотрудника).

Командировочные документы

Для оформления служебных поездок (командировок) используются 3 унифицированные формы: Приказ о направлении сотрудника в командировку, Служебное задание, Командировочное удостоверение. Последний документ оформляется только для поездок, длительностью более 1 дня. На основании этих документов осуществляется возмещение затрат на проезд и проживание (при условии предоставления билетов и других подтверждающих расходы документов), выплата суточных. В случае, если Служебная поездка производится в рамках конкретного проекта, необходимо указать его название во всех документах (в графе «структурное подразделение»).

Для выполнения поездок сотрудниками, работающими по Гражданско-правовым договорам эти документы не оформляются (возмещение затрат производится по заявлению сотрудника с приложением подтверждающих расходы документов). В этом случае в договор должно быть включено условие о возмещении данных затрат.

Иные кадровые документы

В зависимости от специфики деятельности, в СО НКО может возникнуть необходимость оформления каких-то иных, дополнительных документов. В этом случае рекомендации по их подготовке очень простые:

  1. Использовать унифицированную форму, если она имеется, с указанием названия проекта/ программы;
  2. В случае отсутствия унифицированной формы, документ составляется самостоятельно. В случае, если документ затрагивает только один проект, обязательно указывается его название или реквизиты соглашения о финансировании.
  3. Все приказы подписываются руководителем организации, либо другим уполномоченным лицом.

Там, где есть труд (а покажите такую негосударственную некоммерческую организацию, в которой никто не трудится!), неизбежно возникают отношения между людьми по поводу этого труда, т.е. трудовые отношения, которые Трудовой Кодекс РФ определяет как «отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции…, подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда…» (ТК РФ, ст.15).

Специфика наших социально ориентированных некоммерческих организаций (далее — СО НКО) заключается в том, что руководители и постоянные активисты часто являются добровольцами, т.е. «физическими лицами, осуществляющими благотворительную деятельность в форме безвозмездного выполнения работ, оказания услуг» (Федеральный закон №135-ФЗ «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях», ст.5). Поэтому во многих организациях, особенно малочисленных общественных объединениях, считают, что такие понятия, как «дисциплина труда», «трудовой распорядок» могут только отпугнуть добровольцев… Нет «выполнения трудовой функции за плату» — не должно быть и «правил внутреннего трудового распорядка»…

 Эффективно работающая СО НКО появляется тогда, когда граждане — единомышленники не только договорились, какую именно важную социальную проблему и через какие виды деятельности они будут решать (и зафиксировали свои договоренности в Уставе), но и четко определили, как именно будут привлекать людей, кто за что отвечает и т.п. Безвозмездный труд или оплачиваемый использует организация, а без регулирования таких вопросов, как прием (работников или добровольцем) и увольнение/прекращение деловых отношений с добровольцем; основные права, обязанности и ответственность всех должностных лиц; режим работы в офисе; меры поощрения и взыскания – все равно не обойтись.

Именно эти вопросы и являются предметом «Правил внутреннего трудового распорядка» (ТК РФ, ст.189).

Если же Ваша организация привлекает достаточно средств и имеет постоянных оплачиваемых (штатных) сотрудников, отсутствие утвержденных работодателем (т.е. должностными лицами организации) с учетом мнения работников (ст.190 и 372 ТК РФ) «Правил внутреннего трудового распорядка» является прямым нарушением законодательства Российской Федерации, потому что:

  • работник обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка (ст. 21 ТК РФ)
  • работодатель имеет право требовать от работников соблюдения правил внутреннего трудового распорядка (ст. 22 ТК РФ)
  • работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка при приеме на работу (ст.68 ТК РФ).

«Правила внутреннего трудового распорядка» (далее – ПВТР) как документ составляются в свободной форме, т.е. организация сама определяет его структуру. В среде Интернет можно найти много рекомендаций по составлению этого документа.

Содержание ПВТР

Содержание ПВТР в первую очередь должно отражать конкретизацию в конкретных процедурах, принятых в вашей организации, норм Трудового кодекса РФ.

Самый распространенный вариант содержания ПВТР, регулирующих вопросы в соответствии с ТК РФ, выглядит так:

  1. Общие положения.
  2. Трудовой договор.
  3. Порядок приема, перевода и увольнения работников.
  4. Основные права и обязанности работника и работодателя.
  5. Рабочее время.
  6. Время отдыха.
  7. Поощрение работников.
  8. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

ПВТР как локальный нормативный акт могут регулировать и другие вопросы деятельности, прямо не предусмотренные Трудовым кодексом РФ, но важные именно для вашей организации. 

Если у вашей организации нет одного постоянного и достаточного источника финансирования и, как правило, одновременно реализуются несколько проектов и программ за счет разных источников, вы неизбежно будете вынуждены использовать какие-то процедуры для распределения офисных затрат (аренда помещения или оплата коммунальных услуг, телефона, Интернета и пр.) по разным проектам;

Если в вашей организации бывает много посетителей, рано или поздно встанет вопрос организации их приема – кто первым встречает посетителя, в каких пределах и объемах оказывает ему помощь, как обеспечивается при необходимости взаимодействие специалистов вашей организации с посетителем…

Все эти процедуры также могут быть зафиксированы в ПВТР, и тогда формальная обязанность «ознакомить работника под роспись с Правилами ВТР при приеме на работу» становится эффективным способом сориентировать вновь принимаемого на работу сотрудника и впервые привлеченного в организацию добровольца в существующих в ней правилах и процедурах, в содержании деятельности.

Устав организации и ПВТР в совокупности любому заинтересованному лицу дадут полное представление о том, по каким направлениям и каким образом действует ваша организация. Если Устав определяет, ЧЕМ именно вы занимаетесь, то ПВТР показывают, КАК именно это происходит.

В отличие от Устава, который разрабатывается и утверждается учредителями, ПВТР составляются действующими руководителями и сотрудниками (или только руководителями, но с обязательным согласованием их содержания со всеми сотрудниками или их уполномоченными представителями).

Текст Устава обычно включает достаточно общие формулировки, рассчитанные на долговременное использование, поскольку внесение изменений в Устав – процедура сложная, требующая еще и финансовых затрат. Внесение изменений в ПВТР осуществляется внутри организации, что позволяет быстро реагировать на меняющиеся обстоятельства (включая изменения законодательства) и обеспечивать эффективное управление.

Творчески осмысленный в целях практического применения документ по содержанию может быть значительно расширен.

Какие именно существенные дополнения (по сравнению со стандартным содержанием) могут быть включены в ПВТР?

Привлечение добровольцев к деятельности организации

Данный раздел может определять, в каких случаях и кто принимает решение о привлечении добровольцев, как организуется их набор, кто и как учитывает труд добровольцев; в каких случаях с добровольцами заключается гражданско-правовой договор и какие вопросы он регулирует; какие возможности участия в деятельности СО НКО (помимо тех функций, ради которых привлечен доброволец) предоставляются; какими ресурсами СО НКО и на каких условиях доброволец может пользоваться (например, доступ к Интернет, копировальной технике, архивам и пр., что может использоваться для мотивации добровольца); кто именно из должностных лиц организации отвечает за привлечение добровольцев и организацию их эффективной деятельности и т.д.

Режим рабочего времени сотрудников

Наиболее распространенный в организациях и учреждениях (включая СО НКО) стандартный режим рабочего времени сотрудников – 8-часовой рабочий день с перерывом на обед при 5-дневной рабочей неделе. Этот режим мало соответствует реальной занятости руководителей и сотрудников негосударственных некоммерческих организаций: публичные мероприятия часто проводятся в выходные дни, при их подготовке в авральном режиме все работают «от рассвета до пока сил хватит»; в будние дни рабочие встречи проходят после 18.00, потому что их участники в течение дня заняты на основной работе… При этом у СО НКО, как правило, нет ресурсов, чтоб оплатить сверхурочную работу и работу в выходные дни, а если предоставлять реальные отгулы, то деятельность будет просто парализована…

Для таких случаев наиболее подходит режим гибкого рабочего времени (ТК РФ, ст. 102), когда начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня (смены) определяется по соглашению сторон и отрабатывается суммарное количества рабочих часов в течение соответствующих учетных периодов (рабочего дня, недели, месяца и других). Для каких должностей в СО НКО установлен режим гибкого рабочего времени, чему равен учетный период, в каких случаях при таком режиме работа считается сверхурочной – все эти вопросы могут быть отрегулированы в данном разделе ПВТР.

Учет рабочего времени сотрудников и добровольцев

Обычно в СО НКО учет рабочего времени осуществляется в соответствии с законодательством РФ в унифицированных формах табеля учета рабочего времени, где отражается общее количество ежедневно отработанных часов вне зависимости от того, по какому проекту/программе эти часы были отработаны. Однако часто возникает необходимость раздельного учета рабочего времени сотрудников – некоторые финансирующие организации требуют такого раздельного учета в соответствии с занятостью сотрудников, указанной в бюджете проекта.

Как именно и кто именно осуществляет раздельный учет отработанного времени, используются ли для этого какие-то специальные формы в дополнение к унифицированному табелю и другие возникающие при раздельном учете рабочего времени вопросы могут быть отражены в данном разделе ПВТР.

В этом же разделе должны найти отражение вопросы учета часов при режим гибкого рабочего времени, для чего используется суммированный учет рабочего времени (ТК РФ, ст. 104).

Основные правила работы в офисе

Этот раздел может устанавливать:

  • режим работы офиса в отдельные дни недели, месяца или года — например, в санитарный день, в день еженедельной «планерки» и др.; определять правила контроля за порядком и чистотой оборудования и в местах общего пользования (компьютерный класс, ксерокс, обеденное пространство, включая посуду, состояние цветов и т.п.);
  • правила приема и обработки входящей и исходящей информации, включая электронную почту и телефон (кто и какую именно информацию принимает, как и где фиксирует, как оформляются разные виды исходящей документации, кто отвечает за отбор и архивирование входящей и исходящей информации и др.)
  • правила приема посетителей, в каких объемах и кем предоставляются текущие услуги посетителям (выдача документации, консультирование, предоставление возможности работы на компьютере и пр.)
  • правила обеспечения безопасности информационных ресурсов офиса, включая архивы и библиотеки, информацию на персональных компьютерах
  • правила обеспечения безопасности при использовании Интернет
  • другие правила работы в офисе, важные для вашей организации.

Организация деятельности

Этот раздел может включать правила и процедуры, используемые в вашей организации при планирование, документировании деятельности и подготовке содержательных (программных) отчетов.

В разных СО НКО используются различные виды планов: стратегический план, тактический план по реализации стратегии, административный план (включает обязательные мероприятия — собрания Правления, общие собрания членов; семинары для сотрудников, сроки предоставления отчетов в контролирующие органы и др.), проектный план (план мероприятий проекта на период его исполнения), месячный план проекта, сводный месячный план программной деятельности (план всех мероприятий организации на предстоящий месяц) и др. Важно установить, кто и в какие сроки разрабатывает конкретный план; кем он утверждается и кто контролирует исполнение этого конкретного плана; в каких случаях и каким образом происходит корректировка планов. Соответственно, в данном разделе полезно прописать правила и процедуры подготовки и утверждения отчетов о деятельности, включая обязательные отчеты в регистрирующие органы и т.п.

Для сотрудников, работающих в режиме гибкого рабочего времени ГРВ, обязательно должно быть установлено производственное задание (пп. 4 и 5 «Рекомендаций по применению режимов гибкого рабочего времени на предприятиях, в учреждениях и организациях отраслей народного хозяйства», утвержденных Постановлением Госкомтруда СССР и секретариата ВЦСПС от 30 мая 1985 г. №162/12-55). В качестве такого задания может применяться индивидуальный план деятельности сотрудника на учетный период, утвержденный руководителем организации.

В каждой активно действующей СО НКО накапливается большой объем документации. Значительная часть документов подлежат архивированию в соответствии с федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). При проверках деятельности негосударственных некоммерческих организаций уполномоченными органами часто запрашиваются материалы мероприятий, проектов и программ. Для того, чтобы своевременно и без авралов готовить документы к архивированию и проверкам, полезно разработать и отразить в данном разделе состав материалов по осуществляемым мероприятиям на бумажных и электронных носителях, правила их оформления и комплектования, ответственных за эту работу.

Финансовое планирование

В соответствии со ст. 29 федерального закона «О некоммерческих организациях» (от 12 января 1996 года N 7-ФЗ) высший орган управления некоммерческой организацией утверждает финансовый план некоммерческой организации и внесение в него изменений. В связи с этим целесообразно предусмотреть в ПВТР процедуры и правила финансового планирования: какие бюджеты используются в организации (например, годовой бюджет организации и проектный бюджет), кто в каких случаях их разрабатывает; на основании каких показателей планируются расходы (например, по результатам анализа фактических показателей хозяйственно деятельности в предыдущий период; на основе показателей, характеризующие региональный уровень социально-экономического развития и др.); как распределяются между различными проектами общепроизводственные расходы (затраты на содержание помещения, банковское обслуживание, Интернет, абонентская плата за телефон и т.п.).

Многие некоммерческие организации существуют только за счет благотворительных пожертвований. Вопросы о правильном учете поступающих средств нередко возникают у руководителей и бухгалтеров, один из них поступил на наш сайт.

«Можно ли считать перечисления на благотворительность пожертвованиями и будут ли такие взносы считаться доходами при УСН в общественной некоммерческой организации?»

Сначала необходимо разобраться с термином «Пожертвование»

В соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации (статья 582), пожертвованием признается дарение вещи или права в общеполезных целях. Пожертвования могут делаться гражданам, лечебным, воспитательным учреждениям, учреждениям социальной защиты и другим аналогичным учреждениям, благотворительным, научным и образовательным учреждениям, фондам, музеям и другим учреждениям культуры, общественным и религиозным организациям, иным некоммерческим организациям в соответствии с законом, а также государству и другим субъектам гражданского права, указанным в статье 124 ГК РФ.

Т.е. пожертвование может считаться таковым только в том случае, когда вещи или деньги передаются некоммерческой организации, государству или частному лицу.

В федеральном законе № 135-ФЗ «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях», под благотворительной деятельностью понимается добровольная деятельность граждан и юридических лиц по бескорыстной (безвозмездной или на льготных условиях) передаче гражданам или юридическим лицам имущества, в том числе денежных средств, бескорыстному выполнению работ, предоставлению услуг, оказанию иной поддержки.
В соответствии с данным законом, благотворительной является деятельность, осуществляемая в целях:

  • социальной поддержки и защиты граждан, включая улучшение материального положения малообеспеченных, социальную реабилитацию безработных, инвалидов и иных лиц, которые в силу своих физических или интеллектуальных особенностей, иных обстоятельств не способны самостоятельно реализовать свои права и законные интересы;
  • подготовки населения к преодолению последствий стихийных бедствий, экологических, промышленных или иных катастроф, к предотвращению несчастных случаев;
  • оказания помощи пострадавшим в результате стихийных бедствий, экологических, промышленных или иных катастроф, социальных, национальных, религиозных конфликтов, жертвам репрессий, беженцам и вынужденным переселенцам;
  • содействия укреплению мира, дружбы и согласия между народами, предотвращению социальных, национальных, религиозных конфликтов;
  • содействия укреплению престижа и роли семьи в обществе;
  • содействия защите материнства, детства и отцовства;
  • содействия деятельности в сфере образования, науки, культуры, искусства, просвещения, духовному развитию личности;
  • содействия деятельности в сфере профилактики и охраны здоровья граждан, а также пропаганды здорового образа жизни, улучшения морально-психологического состояния граждан;
  • содействия деятельности в сфере физической культуры и массового спорта;
  • охраны окружающей среды и защиты животных;
  • охраны и должного содержания зданий, объектов и территорий, имеющих историческое, культовое, культурное или природоохранное значение, и мест захоронения;
  • подготовки населения в области защиты от чрезвычайных ситуаций, пропаганды знаний в области защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций и обеспечения пожарной безопасности;
  • социальной реабилитации детей-сирот, детей, оставшихся без попечения родителей, безнадзорных детей, детей, находящихся в трудной жизненной ситуации;
  • оказания бесплатной юридической помощи и правового просвещения населения;
  • содействия добровольческой деятельности;
  • участия в деятельности по профилактике безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних;
  • содействия развитию научно-технического, художественного творчества детей и молодежи;
  • содействия патриотическому, духовно-нравственному воспитанию детей и молодежи;
  • поддержки общественно значимых молодежных инициатив, проектов, детского и молодежного движения, детских и молодежных организаций;
  • содействия деятельности по производству и (или) распространению социальной рекламы;
  • содействия профилактике социально опасных форм поведения граждан.

Чтобы Ваша НКО могла осуществлять благотворительную деятельность, она должна иметь в уставе хотя бы один из перечисленных выше видов деятельности. Если же таких видов деятельности нет, то и осуществлять благотворительную деятельность организация права не имеет.

Соответственно, перечисления на оказание благотворительной помощи или на осуществление благотворительной деятельности, поступившие на счет или в кассу некоммерческой организации, являются пожертвованиями.

При этом необходимо учитывать, что возможность сбора благотворительных пожертвований должна быть отражена в Уставе организации и соответствовать выбранному коду ОКВЭД, а также список видов деятельности организации должен включать хотя бы один из указанных в 135-ФЗ.

Теперь необходимо разобраться, является ли пожертвование базой для исчисления налога, уплачиваемого при применении УСН.

Согласно Налоговому Кодексу Российской Федерации (статья 251 часть 2), при определении налоговой базы не учитываются целевые поступления на содержание некоммерческих организаций и ведение ими уставной деятельности, поступившие безвозмездно на основании решений органов государственной власти и органов местного самоуправления и решений органов управления государственных внебюджетных фондов, а также целевые поступления от других организаций и (или) физических лиц и использованные указанными получателями по назначению. При этом налогоплательщики — получатели указанных целевых поступлений обязаны вести раздельный учет доходов (расходов), полученных (понесенных) в рамках целевых поступлений.

В том числе к целевым поступлениям на содержание некоммерческих организаций и ведение ими уставной деятельности относятся и средства и иное имущество, имущественные права, которые получены на осуществление благотворительной деятельности (пункт 4 части 2 статьи 251 НК РФ).

Таким образом, пожертвование на благотворительную деятельность, не является доходом и не облагается налогом, уплачиваемом при применении УСН, но только при условии ведения раздельного учета доходов и расходов в организации. О том, как это сделать, можно прочитать в специальной статье на нашем сайте.

Подведем итог

Для того, чтобы пожертвования (перечисления на благотворительность) не считались доходом, некоммерческая организация должна:

  • иметь в Уставе соответствующие 135 ФЗ «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях» виды деятельности;
  • иметь в Уставе указание на то, что организация может привлекать пожертвования от физических и юридических лиц (как правило, данный пункт включается в раздел «Источники формирования имущества»);
  • вести раздельный учет доходов и расходов организации, в том числе по поступающим на её расчетный счет и в кассу пожертвованиям.

Несмотря на то, что нормативно-правовая база в данном случае четко указывает на то, что благотворительные пожертвования не являются доходом, во избежание возможных споров с ИФНС рекомендуем внимательнее относится к формулировке, с которой данные средства поступают на счет или в кассу организации.

Если у Вас много жертвователей, просто разместите список рекомендуемых формулировок в разделе с реквизитами счета для приема пожертвований: «Целевое пожертвование на осуществление благотворительной деятельности», «Целевое пожертвование на ведение уставной деятельности», «Целевое пожертвование на реализацию благотворительной программы «…» и т.п. 

При регистрации некоммерческой организации, а иногда и в процессе её деятельности, часто возникает вопрос о выборе системы налогообложения. Если у Вас возникает вопрос, стоит ли Вашей некоммерческой организации переходить на УСН, прочитайте эту статью.

Что же такое УСН и ради чего на неё переходить?

На данный момент применение Упрощенной системы налогообложения освобождает организацию от:

  1. уплаты налога на прибыль организаций,
  2. налога на имущество организаций,
  3. налога на добавленную стоимость (НДС).

При этом организация уплачивает единый налог, взимаемый в связи с применением Упрощенной системы налогообложения:

а) при выборе объекта налогообложения «Доходы» — 6% со всех поступлений, признающихся доходом в соответствии с Налоговым кодексом РФ,

б) при выборе объекта налогообложения «Доходы минус расходы» — 15% с разницы между доходами и расходами, либо 1% — минимальный налог при отсутствии данной разницы (расходы полностью равны доходам либо превышают их).

Важно помнить, что полученные некоммерческими организациями ЦЕЛЕВЫЕ ПОСТУПЛЕНИЯ, использованные по назначению в соответствии с частью 2 статьи 251 НК РФ данным налогом не облагаются. При этом организация обязана вести раздельный учет доходов и расходов по полученным ею целевым поступлениям.

То есть с грантов, целевых субсидий, целевых пожертвований, взносов членов и учредителей налог не взимается.

Также при применении УСН Руководитель организации может принимать ведение бухгалтерского учёта на себя (то есть НКО может жить и работать без Главного бухгалтера, специализированной организации по предоставлению услуг по ведению бух.учета и т.п. в соответствии с законом «О бухгалтерском учете»).

Изначально Упрощенная система налогообложения включала и иные плюсы – уменьшенную ставку налогов на фонд оплаты труда и отсутствие необходимости вести бухгалтерской учет. Именно ради этого большинство некоммерческих организаций и переходили на Упрощенную систему. Однако в данное время эти положения исключены из Налогового кодекса РФ и никаких «льгот», кроме указанных выше, УСН не предполагает.

Таким образом, применение УСН однозначно выгодно некоммерческой организации, если:

  1. НКО реализует товары, выполняет работы и оказывает услуги на территории Российской Федерации (в том числе социальные услуги, платные услуги своим членам и т.п.);
  2. НКО имеет движимое или недвижимое имущество, учитывающееся на балансе организации в качестве основных средств, т.е. имущество, предназначенное для использования в течение срока продолжительностью свыше 12 месяцев и стоимостью более 40 000 рублей. Например, помещение, автомобиль, компьютерную и бытовую технику стоимостью выше 40 000 рублей (более подробную информацию о том, что является облагаемым налогом имуществом, смотрите в соответствующей статье НК РФ).

Переход на УСН

Организация (в том числе некоммерческая) имеет право перейти на Упрощенную систему налогообложения, если:

  1. доходы организации по итогам 9 месяцев текущего года не превышают 45 миллионов рублей (года, в котором организация подаёт уведомление о переходе на УСН);
  2. средняя численность работников организации меньше 100 человек (за отчетный период);
  3. организация не имеет филиалов,
  4. остаточная стоимость основных средств менее 100 миллионов рублей,
  5. организация не производит подакцизные товары.

Перейти на Упрощенную систему налогообложения можно с 1 января следующего календарного года, уведомив об этом налоговый орган не позднее 31 декабря текущего года. В уведомлении указывается выбранный объект налогообложения. Организации указывают в уведомлении также остаточную стоимость основных средств и размер доходов по состоянию на 1 октября года, предшествующего календарному году, начиная с которого они переходят на упрощенную систему налогообложения. Вновь созданная организация вправе перейти на УСН в срок не позднее 30 календарных дней с даты постановки на учет в налоговом органе.

Получается, что для НКО, финансируемой в рамках социальных проектов (за счет грантов и субсидий), за счет взносов членов и пожертвований и не имеющей дорогостоящего имущества (свыше 40 000 рублей) со сроком использования более года, принципиальной разницы между обычной и упрощенной системой налогообложения нет.

Однако, как только в организации появляется объект для налогообложения (например, в рамках социального проекта приобретается автомобиль или ноутбук стоимостью более 40 000 рублей), она обязана уплачивать по нему соответствующий налог до того момента, когда сможет перейти на УСН (то есть до 1 января следующего года).

Впрочем, серьёзные приобретения обычно планируются заранее и организация может рассчитать «выгодные» для неё сроки приобретения подобного имущества (до 31 декабря текущего года подать уведомление о применении УСН, а осуществить покупку уже после 1 января следующего года).

Получается, что некоммерческая организация может не торопиться с переходом на УСН до тех пор, пока в ней не появится необходимость. В то же время, применение УСН не требует значительных дополнительных затрат и незначительно увеличивает документооборот организации: добавляется лишь один документ – предоставляемая раз в год Декларация по единому налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН.

Если организация фактически не ведёт финансово-хозяйственной деятельности (многие начинающие НКО даже не имеют Расчетного счета, а ведут деятельность за счет личных средств, которые никак не оформляют), можно не переходить на УСН и незначительно сократить затраты времени на подготовку нулевой отчетности.

Однако если организация планирует развиваться, то есть смысл применять упрощенную систему налогообложения сразу, чтобы не подстраивать график покупок и организации новых видов деятельности под сроки перехода на УСН.

Основным нормативно-правовым актом, регулирующим ведение бухгалтерского учета является Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому:

1. Бухгалтерский учет ведется непрерывно с даты государственной регистрации до даты прекращения деятельности в результате реорганизации или ликвидации.

Это значит, что независимо от наличия средств, расчетного счета или деятельности, с момента государственной регистрации Вашей НКО необходимо вести бухгалтерский учет.

2. Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем НКО.

Именно руководитель организации отвечает за ведение бухгалтерского учета, издает необходимые приказы, связанные с процессом его ведения, а также организует хранение бухгалтерских документов в соответствии с требованиями законодательства.

3. Руководитель некоммерческой организации обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, если иное не предусмотрено 402-ФЗ.

Таким образом, в некоммерческой организации, Руководитель не может вести бухгалтерский учет сам. Однако 402-ФЗ содержит исключение:

Руководитель некоммерческой организации, применяющей упрощенные системы ведения бухгалтерского учета может принять ведение бухгалтерского учета на себя.

Таким образом, в некоммерческой организации, применяющей Упрощенную систему налогообложения, Руководитель может вести бухгалтерский учёт самостоятельно.

Каким же образом можно организовать бухгалтерский учет в НКО?

Вариант 1: руководитель принимает ведение бухгалтерского учёта на себя.

Если некоммерческая организация применяет Упрощенную систему налогообложения, то Руководитель организации может принять ведение бухгалтерского учета на себя и выполнять все функции бухгалтера (как при осуществлении административной уставной деятельности, так и при реализации проектов). Для этого руководителю организации необходимо изготовить соответствующий документ с формулировкой «Принимаю ведение бухгалтерского учёта на себя». Именно этот документ будет подтверждать его полномочия как бухгалтера (например, в Федеральном конкурсе грантов требуется приложить документ, подтверждающий полномочия лиц, подписывающих заявку, т.е. руководителя и бухгалтера).

Нередко в этой ситуации фактически бухгалтерский учет ведёт нанятый специалист или организация, предоставляющая услуги по ведению бухгалтерского учета, а Руководитель только ставит подписи в документах и представляет организацию в контролирующих органах. Данный вариант можно рекомендовать в том случае, если Руководитель организации не имеет достаточной квалификации для ведения бухгалтерского учета самостоятельно, а организация не может себе позволить постоянного бухгалтера либо договора с организацией, предоставляющей такие услуги (также возможен вариант, когда нанятый специалист не соответствует требованиям закона 402-ФЗ или по каким-то иным причинам отказывается принимать на себя ответственность, связанную с официальным статусом бухгалтера организации).

Вариант 2: главный бухгалтер.

Наличие профессионального бухгалтера, который знает все нормы, требования и правила ведения бухгалтерского учета – идеальный вариант. Однако хороший специалист требует и адекватной заработной платы, а вот тут уже, с учетом ситуации с финансированием НКО, могут возникнуть проблемы (как правило, средства на адекватную заработную плату бывают только в рамках конкретных ограниченных по срокам проектов, да и те иногда приходится отстаивать перед теми, кто распределяет средства). Выход из этой ситуации есть — Главный бухгалтер может быть добровольцем, и с ним может быть заключен договор безвозмездного оказания услуг, принимаемый в качестве подтверждения его полномочий финансовыми и иными организациями (следует учитывать, что для этого в Уставе НКО должны быть указаны виды деятельности, соответствующие 135-ФЗ «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях»).

Вариант 3: возложение обязанностей по ведению бухгалтерского учета на другое должностное лицо в вашей НКО.

Согласно 402-ФЗ, ведение бухгалтерского учета может быть возложено не только на бухгалтера, но и на иное должностное лицо организации. Какая именно должность это будет – решать Вам (например, можете возложить эти обязанности на заместителя руководителя). В этом случае необходимо указать это в Учетной политике организации и включить ведение бухгалтерского учета в договор с ним (трудовой или договор с добровольцем).

Вариант 4: договор с организацией, предоставляющей услуги по ведению бухгалтерского учета.

Уже давно существуют организации, предлагающие услуги по ведению бухгалтерского учета. Специалисты таких фирм будут вести всю вашу бухгалтерскую документацию, сдавать отчеты в контролирующие органы и внебюджетные фонды, а Вам, как руководителю, останется только ставить подписи на документах. Очень часто заключение договора с организацией оказывается выгоднее, чем выплата полноценной заработной платы бухгалтеру.

Вариант 5: договор с физическим лицом, осуществляющим услуги по ведению бухгалтерского учета.

Вы можете принять на работу внешнего бухгалтера (например, по гражданско-правовому договору). Иногда это неплохой вариант: известны случаи, когда один бухгалтер обслуживает несколько НКО, расположенных в одном районе города, при этом каждая организации платит ему за услуги небольшую сумму (а в целом специалист получает достойную оплату труда).

Однако следует учесть, к такому лицу 402-ФЗ уже предъявляет определенные требования. Этот человек должен:

  • иметь высшее профессиональное образование;
  • иметь стаж работы, связанной с ведением бухгалтерского учета, составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности либо с аудиторской
    деятельностью, не менее трех лет из последних пяти календарных лет, а при отсутствии высшего профессионального образования по специальностям бухгалтерского учета и аудита — не менее пяти лет из последних семи календарных лет;
  • не иметь неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики.

Что делать, если возникают разногласия между бухгалтером и руководителем?

К сожалению, в деятельности любой организации могут возникать разногласия между сотрудниками. Законодательство РФ предусматривает такую возможность. В случае возникновения разногласий между Руководителем НКО и Бухгатером, учитывайте следующее:

1) данные, содержащиеся в первичном учетном документе, принимаются (не принимаются) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по письменному распоряжению руководителя организации, который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию;

2) объект бухгалтерского учета отражается (не отражается) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в бухгалтерской (финансовой) отчетности на основании письменного распоряжения руководителя организации, который единолично несет ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчетную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчетный период.

То есть решение руководителя все же имеет больший «вес», чем бухгалтера. Не забывайте, что в этом случае всю ответственность также будете нести Вы, как руководитель НКО, а с бухгалтера она уже полностью снимается. Хорошо бы такие ситуации никогда не возникали, но если Вы точно уверены в своей правоте (то есть подняли все нормативно-правовые акты и комментарии к ним), Вам просто необходимо издать соответствующий указ или распоряжение и ознакомить с ним специалиста (он должен поставить об этом свою подпись).